Все материалы сюжета
«Инвентаризация»
Если ошибки, допущенные в ходе инвентаризации, приведут к искажению отчетности на 10% и более, администрацию могут оштрафовать по ст. 15.11 КоАП РФ на сумму от 5 до 10 тыс. руб. Возможны и другие неприятные последствия.
Предлагаем ознакомиться с перечнем ошибок, которые чаще всего компании допускают в ходе годовой ревизии, чтобы их избежать или вовремя исправить. И конечно, даем ссылки на материалы системы КонсультантПлюс, где вы можете получить дополнительную информацию по вопросу или скачать образцы документов. Все материалы системы можно смотреть бесплатно, оформив пробный доступ.
|
Документ / Процедура |
В чем ошибаются |
Ссылка на материал КонсультантПлюс |
|
Приказ об инвентаризации |
Не указаны или не заполнены обязательные реквизиты: даты начала и окончания инвентаризации, состав комиссии, перечень проверяемых имущества и обязательств, порядок инвентаризации |
Образец приказа об инвентаризации |
|
Неправильный состав комиссии: включены лица, которых в ней быть не должно, например, МОЛ, или нет тех, кто должен входить в комиссию |
Кто может и кто должен входить в состав инвентаризационной комиссии |
|
|
Сроки в приказе не соответствуют масштабу инвентаризации. Часто бывает, что фронт работ большой, а период инвентаризации пара дней. Это укажет на то, что ревизия была формальной, и даст повод усомниться в результатах |
В какие сроки проводят инвентаризацию |
|
|
Действия до начала инвентаризации |
От МОЛ не получены приходно-расходные документы и расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на проверяемое имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны |
Образец расписки материально ответственного лица перед началом инвентаризации |
|
Начало инвентаризации |
На инвентаризации отсутствует член комиссии или МОЛ. Отсутствие члена инвентаризационной комиссии является основанием для признания ее результатов недействительными. Такие же последствия грозят, если член комиссии распишется на документах, но затем выяснится, что присутствовать на ревизии он не мог физически (например, болел, был в командировке и т. п.). Если кто-то из комиссии не пришел, и оперативная замена по приказу руководителя невозможна, инвентаризацию следует отложить, приостановить. Отсутствие МОЛ может повлечь не только недействительность результатов, но и сложности с взысканием ущерба, если обнаружится недостача. В таких случаях инвентаризация также откладывается. Исключением является случай, когда присутствие МОЛ невозможно в течение длительного периода времени (в том числе по болезни) или МОЛ уклоняется от участия в инвентаризации |
Как провести инвентаризацию без МОЛ |
|
Собственно инвентаризация |
Здесь ошибки могут быть самыми разными, всё зависит от участка (вида имущества или обязательств), который проверяется, например:
|
Вам в помощь Путеводитель по годовой бухотчетности, раздел «Инвентаризация» |
|
Оформление итоговых документов |
При инвентаризации последовательно оформляются:
При формировании этих документов следует не только соблюдать правила их оформления (проставлять прочерки и все обязательные записи, подводить итоги и пр.), но и обращать внимание на хронологию издания документов и временные промежутки, приходящиеся на каждый этап, фиксируемый соответствующим документом. Даже если время не отпечатывается на бумажном носителе, хронологию легко отследить в вашем ПО. Нестыковки или нереальность временных затрат могут повлечь претензии к результатам инвентаризации от контролеров, аудиторов и пр. |
Подборка форм по инвентаризации |
См. также нашу статью «Инвентаризация в условиях коронавируса (рекомендации, образцы)».
Значение годовой инвентаризации для качества отчетности велико, ошибки при проведении ревизии могут привести к искажению показателей. Нужно их вовремя исправлять, а лучше — не допускать. Ведь если искажение данных превысит порог в 10%, отчетность признают недостоверной, а можно и штраф получить.
Случаи для проведения обязательной инвентаризации по новому ФСБУ
Минфин разработал проект нового ФСБУ «Инвентаризация». Его предполагается применять, начиная с 1 апреля 2025 года.
По каждому случаю инвентаризации, в отличие от действующего порядка, предусматриваются отдельные сроки проведения и условия создания специальных комиссий.
В обязательном порядке инвентаризацию будут проводить компании в следующих случаях:
- при составлении годовой бухгалтерской отчетности;
- при передаче активов по договору аренды или управления, а также в случае отчуждения;
- при замене материально ответственного сотрудника;
- при выявлении факта утраты или порчи активов;
- при реорганизации или ликвидации организации.
Эта систематизация имеет важное практическое значение, поскольку ошибки, которые случаются в ходе ревизий, связаны зачастую с организацией инвентаризации, но приводят они не только к искажению отчетности, но и к административным штрафам.
Кто обнаружит недостоверность бухотчетности
Недостоверность бухотчетности может быть обнаружена при проверке налоговыми органами или аудиторами.
В примечании к статье 15.11 КоАП РФ говорится, что грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету и отчетности считают:
- занижение сумм налогов и сборов не менее чем на 10 процентов по причине искажения данных бухучета;
- искажение любого показателя бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов в денежном измерении;
- регистрация не имевшего места факта хозяйственной жизни либо мнимого или притворного объекта;
- ведение счетов бухучета вне применяемых регистров бухучета;
- составление бухгалтерской отчетности не на основе данных, содержащихся в регистрах бухучета;
- отсутствие в течение установленных сроков хранения первичных учетных документов, регистров бухучета, бухгалтерской отчетности, аудиторского заключения (если проведение аудита обязательно).
За грубое нарушение правил учета доходов и расходов, а также облагаемых объектов и налоговой базы ответственность предусмотрена также статьей 120 НК РФ.
Таким образом – инвентаризация является важнейшим этапом подготовки в годовому отчету, и провести ее нужно без ошибок.
Приказ об инвентаризации
Составляя приказ об инвентаризации, не забудьте указать в нем обязательные реквизиты:
- даты начала и окончания инвентаризации;
- состав комиссии;
- перечень проверяемых имущества и обязательств;
- порядок инвентаризации.
Правильно определяйте состав комиссии. В ней не должно быть материально ответственных лиц. Сроки в приказе должны соответствовать масштабу инвентаризации, а то часто бывает, что объем работы большой, а период инвентаризации один-два дня.
Документы до начала инвентаризации
Перед началом инвентаризации
бухгалтер должен представить комиссии данные бухгалтерского учета, в которых зафиксированы перечень и стоимость имущества и обязательств фирмы. Вся информация, которая содержится в регистрах, должна быть подтверждена первичными документами.
Руководитель инвентаризационной комиссии обязан завизировать приходные и расходные документы, приложенные к отчетам (регистрам), и сделать в них запись «до инвентаризации на___(дата)». На основании этих документов комиссия определяет стоимость имущества и обязательств фирмы к началу инвентаризации. Эти данные заносят в инвентаризационные описи и акты (графа «По данным бухгалтерского учета»).
Опись подписывают все члены комиссии и работники, ответственные за сохранность имущества. Опись хранится в архиве фирмы не меньше пяти лет.
Если в документе не будет хотя бы одной необходимой подписи, результаты инвентаризации могут признать недействительными.
Инвентаризацию активов проводят с участием материально-ответственных лиц (кладовщиков, кассиров и т. д.).
Материально-ответственные лица представляют приходно-расходные документы и расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на проверяемое имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны. Отсутствие расписок не допускается.
Ошибки в процессе ревизии
В процессе ревизии тоже могут быть ошибки, которые могут привести к недействительности результатов. Например:
- при инвентаризации товарно-материальных ценностей не ведут отдельные описи на ценности, которые поступают и отпускаются во время проверки;
- отменить брони;
- не опечатывают помещение с проверяемыми товарно-материальными ценностями при каждом уходе из него комиссии и т. п.
Нельзя забывать про инвентаризацию резервов.
Когда инвентаризацию лучше отложить, а не проводить
Лучше отложить инвентаризацию, если что-то из членов комиссии
не может участвовать в проверке и не явился, а издать приказ на замену и оперативно заменить его не получилось.
Отсутствие члена инвентаризационной комиссии и в результате отсутствие его подписи на инвентаризационных документах является основанием для признания ее результатов недействительными.
Не стоит расписываться за отсутствующего члена комиссии, если впоследствии выяснится, что он не мог присутствовать на инвентаризации из-за болезни, командировки и т.п.
Итоговые документы
Проверьте, удалось ли вам собрать полный пакет документов при инвентаризации. Это:
- приказ о проведении инвентаризации;
- инвентаризационные описи (акты);
- при выявлении отклонений — сличительные ведомости;
- протокол итогового заседания инвентаризационной комиссии;
- приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации.
При оформлении этих бумаг соблюдайте хронологию и правила оформления: проставляйте все обязательные записи, подводите итоги, в случае отсутствия информации – ставьте прочерки, собирайте все необходимые подписи и т.д.
За ошибки, допущенные в ходе инвентаризации, которые привели к искажению отчетности на 10% и более, администрацию компании могут оштрафовать на сумму от 5000 до 10 000 рублей — по статье 15.11 КоАП РФ.
Все материалы сюжета
«Инвентаризация»
Если ошибки, допущенные в ходе инвентаризации, приведут к искажению отчетности на 10% и более, администрацию могут оштрафовать по ст. 15.11 КоАП РФ на сумму от 5 до 10 тыс. руб. Возможны и другие неприятные последствия.
Предлагаем ознакомиться с перечнем ошибок, которые чаще всего компании допускают в ходе годовой ревизии, чтобы их избежать или вовремя исправить. И конечно, даем ссылки на материалы системы КонсультантПлюс, где вы можете получить дополнительную информацию по вопросу или скачать образцы документов. Все материалы системы можно смотреть бесплатно, оформив пробный доступ.
|
Документ / Процедура |
В чем ошибаются |
Ссылка на материал КонсультантПлюс |
|
Приказ об инвентаризации |
Не указаны или не заполнены обязательные реквизиты: даты начала и окончания инвентаризации, состав комиссии, перечень проверяемых имущества и обязательств, порядок инвентаризации |
Образец приказа об инвентаризации |
|
Неправильный состав комиссии: включены лица, которых в ней быть не должно, например, МОЛ, или нет тех, кто должен входить в комиссию |
Кто может и кто должен входить в состав инвентаризационной комиссии |
|
|
Сроки в приказе не соответствуют масштабу инвентаризации. Часто бывает, что фронт работ большой, а период инвентаризации пара дней. Это укажет на то, что ревизия была формальной, и даст повод усомниться в результатах |
В какие сроки проводят инвентаризацию |
|
|
Действия до начала инвентаризации |
От МОЛ не получены приходно-расходные документы и расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на проверяемое имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны |
Образец расписки материально ответственного лица перед началом инвентаризации |
|
Начало инвентаризации |
На инвентаризации отсутствует член комиссии или МОЛ. Отсутствие члена инвентаризационной комиссии является основанием для признания ее результатов недействительными. Такие же последствия грозят, если член комиссии распишется на документах, но затем выяснится, что присутствовать на ревизии он не мог физически (например, болел, был в командировке и т. п.). Если кто-то из комиссии не пришел, и оперативная замена по приказу руководителя невозможна, инвентаризацию следует отложить, приостановить. Отсутствие МОЛ может повлечь не только недействительность результатов, но и сложности с взысканием ущерба, если обнаружится недостача. В таких случаях инвентаризация также откладывается. Исключением является случай, когда присутствие МОЛ невозможно в течение длительного периода времени (в том числе по болезни) или МОЛ уклоняется от участия в инвентаризации |
Как провести инвентаризацию без МОЛ |
|
Собственно инвентаризация |
Здесь ошибки могут быть самыми разными, всё зависит от участка (вида имущества или обязательств), который проверяется, например:
|
Вам в помощь Путеводитель по годовой бухотчетности, раздел «Инвентаризация» |
|
Оформление итоговых документов |
При инвентаризации последовательно оформляются:
При формировании этих документов следует не только соблюдать правила их оформления (проставлять прочерки и все обязательные записи, подводить итоги и пр.), но и обращать внимание на хронологию издания документов и временные промежутки, приходящиеся на каждый этап, фиксируемый соответствующим документом. Даже если время не отпечатывается на бумажном носителе, хронологию легко отследить в вашем ПО. Нестыковки или нереальность временных затрат могут повлечь претензии к результатам инвентаризации от контролеров, аудиторов и пр. |
Подборка форм по инвентаризации |
См. также нашу статью «Инвентаризация в условиях коронавируса (рекомендации, образцы)».
Провести в конце года инвентаризацию — святой долг бухгалтера. И каким бы скучным ни казался этот процесс, никуда от него не денешься. Речь пойдет не только о том, как ее провести, но и о возможных инвентаризационных ошибках. В статье вы найдете их конкретный перечень. Вооружившись такой полезной информацией, вы оградите себя от нежелательных последствий ошибок.
Публикация
В процессе работы организация приобретает различное имущество, рассчитывается с поставщиками и покупателями, выдает и получает кредиты и займы. Все эти сведения отражаются на счетах бухгалтерского учета, формируя финансово-экономические показатели деятельности предприятия.
Достоверность этих показателей не вызывает сомнение, только если они подтверждаются фактическим наличием имущества и обязательств. Проверить, соответствуют ли они данным бухгалтерского учета, поможет инвентаризация.
Прямо в цель
Выявить фактическое наличие имущества, сопоставить полученные результаты с данными бухгалтерского учета, а в случае недостачи, излишков или порчи материальных ресурсов определить виновных лиц — таковы цели инвентаризации. Если при пересчете попадутся бракованные материальные ресурсы, потребуется сформировать обоснованные заключения и подготовить документы для их уценки и списания.
И это далеко не все цели инвентаризации. Вам придется также принять меры по взысканию дебиторской и погашению кредиторской задолженности, списать в установленном порядке обязательства по истечении сроков давности и пр.
Порядок проведения инвентаризации определяется приказом об учетной политике и должен соответствовать требованиям приказа Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее — Методические указания). Провести ее могут постоянно действующая, рабочая или разовая комиссии. При этом в инвентаризации обязательно должны участвовать материально ответственные лица.
«Отделаться» инвентаризацией только одного участка не удастся. Проверить придется все имущество организации, все виды финансовых обязательств. Имущество, которое не принадлежит организации, но числится в бухгалтерском учете, например на хранении, арендованное или полученное для переработки, — не исключение.
Итоги «переписи» оформляются документально. Чтобы отразить полученные результаты в учете, используйте типовые унифицированные формы первичной учетной документации. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Не удивляйтесь «древней» дате этого документа — он все еще действует. Если хотите, можете разработать собственные формы. Но помните: они должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (наименование документа, дату его составления и т. д.).
Но прежде чем говорить об оформлении результатов инвентаризации, разберемся, когда организация вправе, а когда обязана ее проводить.
Добровольно-принудительный режим
Инвентаризация может проводиться добровольно. Но есть случаи, когда провести ее просто необходимо. Перечислим их. Итак, инвентаризация обязательна:
-
при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, при преобразовании государственного или муниципального (унитарного) предприятия;
-
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
-
при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
-
если установлены факты хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
-
в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
-
при ликвидации (реорганизации) организации.
Как видите, этот перечень достаточно обширный. Но есть организации, которые предпочитают не проводить инвентаризацию, когда это необходимо. Благо, их число не так велико (см. рисунок). Помните, что, хотя штраф за непроведенную инвентаризацию не установлен, отсутствие первичных документов об этом мероприятии все же образует состав налогового правонарушения по статье 120 Налогового кодекса.
Нет документов — плати штраф 5000 рублей. А если нет документов по проведенной годовой инвентаризации минимум за два года, то штраф составит 15 000 рублей.
И все же преобладающее большинство участников опроса высказались за инвентаризацию во всех необходимых случаях.
Несмотря на то что, например, материально ответственные лица в одних организациях меняются нечасто, а в других — каждый месяц, инвентаризация в конце года обязательна для всех. Чтобы вам лишний раз не изучать методичку, напомним об этапах, по которым она проводится.
Этап № 1. Готовим «почву»
Для начала руководитель организации должен издать приказ по форме ИНВ-22. В ней определяют содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, сроки представления документов в бухгалтерию, а также персональный состав инвентаризационной комиссии.
Перед началом инвентаризации материально ответственное лицо должно рассортировать все материальные ценности, оформить все приходные и расходные документы.
Комиссия проводит подготовительную работу, которая предшествует подсчету остатков материальных ценностей. Во-первых, она пломбирует помещения, в которых находятся материальные ценности, во-вторых, проверяет весы и мерную тару. Кроме того, материально ответственные лица представляют комиссии отчеты со всеми документами, подтверждающими движение ТМЦ и денежных средств.
Они дают также расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.
Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение (или доверенности на получение) имущества.
Если в учреждении материально ответственного лица нет, то им считается руководитель.
Комментарий специалиста
Е. Диркова, аудитор, генеральный директор ООО «БИЗНЕС-БУХГАЛТЕР»:
«Для проведения инвентаризаций в каждой организации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав включают представителей администрации, работников бухгалтерии, а также других специалистов (инженеров, экономистов, техников и т. д.). Если у компании заключен договор на проведение аудиторской проверки и имеются значительные объемы материально-производственных запасов, то при их инвентаризации должен присутствовать аудитор. Такой порядок установлен пунктом 2 Правила (стандарта) № 17 Федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности (утв. постановлением Правительства РФ от 23 сентября 2002 г. № 696). По распоряжению руководителя компании представитель аудиторской организации может быть включен в состав инвентаризационной комиссии».
Этап № 2. Опись по факту
Затем описывается имущество и обязательства, т. е. проводится их вещественная и документальная проверка.
После того как проверено наличие материальных ценностей, составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи не менее чем в двух экземплярах. Для каждого вида имущества заполняют свою форму такого документа — например, по результатам инвентаризации основных средств — ИНВ-1, нематериальных активов — ИНВ-1а, товарно-материальных ценностей — ИНВ-3 и т. д. (п. 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).
Этап № 3. «Подобьем» результаты
Далее инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию. Здесь сравниваются данные учета и инвентаризации, а после составляется сличительная ведомость. Она оформляется только по тем активам, по которым выявлены отклонения от учетных данных (п. 4.1 Методических указаний). Например, если обнаружены излишки основных фондов, составляется сличительная ведомость ИНВ-18, а для товарно-материальных ценностей — ИНВ-19.
Когда будете составлять сличительные ведомости, учитывайте пересортицу товарно-материальных ценностей. Помните, что недопустимо учитывать товары одного сорта в составе другого. Не забывайте про суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы, и то, что потери списываются в пределах норм естественной убыли.
На ценности, которые не принадлежат организации, но числятся в бухгалтерском учете (находятся на ответственном хранении, арендованы или получены для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Владельцам этих ценностей представляется справка о результатах инвентаризации с приложением копии инвентаризационной описи.
Итоговые данные по всем видам имущества и обязательств заносятся в ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма ИНВ-26).
Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.
Этап № 4. Документы — на подпись!
Ведомость подписывается главным бухгалтером и руководителем учреждения. Одновременно издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для того, чтобы внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета. Материалы инвентаризации передают в бухгалтерию, где они хранятся не менее пяти лет.
А самое каверзное в инвентаризации — ошибки. Ведь она может поднести сюрпризы не только в виде излишков и недостач имущества.
В таблице приведены возможные ошибки и их последствия. Надеемся, подготовленный материал поможет вам их не совершать. А на будущее помните — не ошибается тот, кто ничего не делает.
Таблица. Инвентаризационные ошибки и их последствия
|
№ п/п |
Ошибка |
Последствие |
|---|---|---|
|
1 |
Неверно оформлен приказ руководителя на проведение инвентаризации, а именно: не указаны сроки проведения инвентаризации, состав комиссии, перечень имущества |
Нет оснований для того, чтобы проводить инвентаризацию и, следовательно, признать ее результаты |
|
2 |
Во время проведения инвентаризации документально подтверждено отсутствие хотя бы одного члена комиссии |
Результаты инвентаризации недействительны |
|
3 |
Инвентаризационная опись составлена в одном экземпляре |
Результаты инвентаризации недействительны |
|
4 |
У материально ответственных лиц не взяты расписки, согласно которым все приходные и расходные документы представлены в бухгалтерию |
Выявленные в результате инвентаризации нарушения можно оспорить, предъявив документы, оформленные в период проведения инвентаризации |
|
5 |
Нарушена процедура инвентаризации: данные бухгалтерского учета сопоставляются с фактическим наличием, а не наоборот |
Из-за возможного искажения фактического наличия некоторые нарушения могут быть не выявлены |
|
6 |
На каждой странице описей не выверены итоги: число прописью, количество номеров и сумма материальных ценностей, а также общий итог в натуральных показателях |
Имеется возможность несанкционированных исправлений результатов инвентаризации |
|
7 |
На каждой странице нет записей «Цены, итоги проверил» и «Подпись материально ответственного лица» (для форм, в которых такие подписи предусмотрены) |
На основании такого документа претензии к материально ответственному лицу предъявить невозможно |
|
8 |
На последней странице инвентаризационной описи нет подписи материально ответственного лица об отсутствии у него претензий к членам комиссии, а также о том, что он принимает указанное в описи имущество на ответственное хранение (для форм, в которых такие подписи предусмотрены) |
Если будут выявлены недостачи, предъявить претензии к материально ответственному лицу невозможно |
|
9 |
Ошибки и исправления не подписаны и не заверены членами комиссии |
Исправления считаются недействительными |
|
10 |
Инвентаризационные описи после утверждения результатов содержат незаполненные строки (строки не прочеркнуты) |
Имеется возможность несанкционированных исправлений результатов инвентаризации |
|
11 |
Во время перерывов в работе комиссии не закрыт доступ посторонним лицам в помещение, в котором хранятся инвентаризационные описи |
Имеется возможность несанкционированных исправлений результатов инвентаризации |
Поделиться в социальных сетях:
Материалы по теме
Ни одна запись не соответствует параметрам
Количество совпадающих меток
В соответствии со статьей 247 Трудового кодекса РФ до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов.
Основным способом проверки соответствия фактического наличия имущества путем сопоставления с данными бухгалтерского учета признается в силу статьи Федерального закона «О бухгалтерском учете» инвентаризация имущества, порядок проведения которой определен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49 (далее – Методические указания).
На чем чаще всего спотыкаются работодатели, доказывая в суде свои исковые требования о взыскании с работника суммы материального ущерба? Исходя из примеров судебной практики, можно сформировать перечень таких ошибок:
- отсутствие расписок проверяемых материально-ответственных о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы (нарушение пункта 2.4 Методических указаний);
- проведение инвентаризации в отсутствие проверяемого материально-ответственного лица (нарушение пункта 2.8 Методических указаний);
- неправильное исправление ошибок в описях (нарушение пункта 2.9 Методических указаний);
- отсутствие приказа о назначении инвентаризационной комиссии (нарушение пункта 2.3 Методических указаний);
- неоформление инвентаризационных и сличительных описей (нарушение пунктов 2.5, 2.9, 4.1 Методических указаний);
- отсутствие подписей всех членов инвентаризационной комиссии и проверяемых материально ответственных лиц (нарушение пункта 2.10 Методических указаний);
- отсутствие в конце описи расписки проверяемого материально ответственного лица, подтверждающей проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение (нарушение пункта 2.10 Методических указаний);
- допуск в период инвентаризации посторонних лиц в помещение, где она проводится (нарушение пункта 2.12 Методических указаний);
- и иные ошибки.
Перечисленные ошибки – пожалуй, самые распространенные в процедуре инвентаризации. Но в практике встречаются и иные, менее популярные ошибки, на которые также стоит обратить внимание и учесть их, так сказать, на чужом опыте, не допустив их совершение на своем. Рассмотрим некоторые их них.
Нестандартная ошибка: не была проведена инвентаризация при приеме на работу материально-ответственного лица
Согласно пункту 1.5 Методических указаний проведение инвентаризаций обязательно в том числе при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел). Ошибка работодателя состоит в том, что при приеме на работу нового работника, на которого возлагается полная материальная ответственность, инвентаризация не проводилась. Подобная ошибка приводит к тому, что при последующем установлении недостачи работодателю не удается доказать период образования недостачи (образовалась ли она до приема нового работника или же уже при его работе), равно как и вину конкретно нового работника в недостаче.
Работодатель обратился в суд с иском к М. о взыскании недостачи, указав, что ответчица была принята на работу на должность продавца-кассира, с ней был заключен договор о материальной ответственности. В ходе исполнения ответчиком трудовых обязанностей в период с (…) по (…) образовалась недостача в размере (…) руб., которую М. признала, но не выплатила, а уволилась.
Суд при рассмотрении спора дал надлежащую оценку представленным истцом документам, в том числе: тетрадям учета поступления и продажи товара и поступившей от продажи товара выручки; актам ревизии по магазину, согласно которым выявлена недостача в размере (…) руб., за период с (…) по (…), и пришел к выводу, что представленные документы не могут быть признаны допустимыми доказательствами, поскольку не подтверждают передачу ответчице вверенных ей материальных ценностей в период ее трудовой деятельности и образование недостачи по вине последней.
Истец не представил суду и доказательств проведения инвентаризации товара на дату приема ответчика на работу, передачи (вручения) этого товара ответчику, передачи товара от одного продавца другому при смене на рабочем месте. Договоры о коллективной материальной ответственности с участием М. также не заключались. Принимая во внимание также, что работодателем не была проведена надлежащая проверка с целью установления размера недостачи, причин ее возникновения, при том, что судом установлены обстоятельства, исключающие материальную ответственность работника, в том числе ненадлежащее ведение работодателем финансово-хозяйственной документации, суд пришел к правильным выводам об отказе в удовлетворении заявленного иска (решение Дзержинского районного суда г. Оренбурга от 29.01.2014; апелляционное определение Оренбургского областного суда от 21.04.2014 по делу № 33-1925/2014)1.
Вывод: чтобы в последующем не испытывать трудностей в доказывании своих требований к работнику о возмещении материального ущерба, следует изначально, то есть при приеме на работу нового материально-ответственного лица, четко исполнять требования законодательства РФ, в частности, провести инвентаризацию в соответствии с требованиями пункта 27 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, и пункта 1.5 Методических указаний, как при смене материально-ответственных лиц.
Обратите внимание!
В пункте 4 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 года № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю» разъяснено, что обязанность доказать наличие прямого действительного ущерба, размер причиненного ущерба при разрешении дела о возмещении ущерба работником возлагается на работодателя.
К обстоятельствам, имеющим существенное значение для правильного разрешения дела о возмещении ущерба работником, обязанность доказать которые возлагается на работодателя, в частности, относятся: отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника; противоправность поведения (действия или бездействие) причинителя вреда; вина работника в причинении ущерба; причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба; размер причиненного ущерба; соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности.
Недоказанность одного из указанных обстоятельств исключает материальную ответственность работника.
При доказанности работодателем указанных выше обстоятельств работник должен доказать отсутствие своей вины в причинении ущерба.
Нестандартная ошибка: спорность факта ущерба и вины работника не может подтверждаться неправильно оформленным отчетом независимого аудитора
В случае спорности отчета ревизионной комиссии факт причинения ущерба руководителем предприятия может подтверждаться отчетом ревизионной комиссии и отчетом независимого аудитора. Указанные документы для признания их относимыми и допустимыми доказательствами должны быть надлежаще оформлены. В противном случае неправильно оформленный документ не может быть положен в основу доказательства правомерности требований работодателя о взыскании с работника суммы материального ущерба.
ТСЖ попыталось взыскать материальный ущерб с бывшего председателя правления. В качестве доказательств своих требований ТСЖ представило отчет независимого аудитора, в котором сделан вывод о необоснованном расходовании бывшим председателем денежных средств со счета ТСЖ. Суд же отчет не принял во внимание, поскольку достоверным и достаточным доказательством причинения ответчиком ущерба в результате невыполнения или ненадлежащего выполнения должностных обязанностей (неосновательного расходования денежных средств, полученных работником в подотчет на хозяйственные нужды) данный акт не является. В обоснование своих выводов суд указал следующее.
Суд проанализировал положения устава ТСЖ, согласно которым ревизионная комиссия (ревизор) проводит плановые ревизии финансово-хозяйственной деятельности товарищества не реже одного раза в год; представляет общему собранию заключение о смете доходов и расходов на соответствующий год товарищества и отчет о финансовой деятельности и размерах обязательных платежей и взносов; отчитывается перед общим собранием о своей деятельности. Исходя из последующих положений устава, деятельность ревизионной комиссии может оказаться недостаточной для нормального функционирования товарищества, в связи с чем, по решению руководящих органов ТСЖ (общего собрания, собрания правления), для проведения проверки финансово-хозяйственной деятельности товарищества может быть приглашен профессиональный аудитор. Вместе с тем представленный истцом отчет составлен некой Л.А. без указания занимаемой должности и учреждения, в котором ею осуществляется трудовая (гражданско-правовая) деятельность. Отчет не имеет ни углового штампа, ни печати. На обороте имеется отметка о том, что данный документ прошит и пронумерован 02.12.2013 Л.О., то есть спустя почти семь месяцев со дня составления отчета.
Одновременно в суд был представлен отчет ревизионной комиссии ТСЖ, которой до обращения к аудитору была проведена проверка расходования денежных средств председателем правления за спорный период. По результатам данной проверки нарушений финансовой дисциплины не обнаружено, присвоение работником денежных средств не выявлено. При таких обстоятельствах у суда имелись основания считать указанный отчет аудитора недопустимым и недостаточным доказательством, бесспорно и достоверно не подтверждающим факт причинения ответчиком ущерба в заявленном истцом размере, а также сам размер ущерба (решение Первомайского районного суда г. Омска от 29.01.2014; апелляционное определение Омского областного суда от 07.05.2014 по делу № 33-2787/2014)2.
Вывод: отчет ревизионной комиссии предприятия для решения вопроса о взыскании материального ущерба с руководителя предприятия будет иметь приоритетное значение по сравнению с ненадлежаще оформленным отчетом независимого аудитора.
В обоих приведенных примерах из практики работодатель собрал весомую доказательную базу и самого факта ущерба, и его размера, и вины конкретного работника, и доказательства наличия причинно-следственной связи проступка работника и наступившего материального ущерба… Казалось бы, исходя из приведенных примеров, и предположить было нельзя, что при всей подготовленности работодателя к положительному для себя решению суда работодателю-истцу будет отказано во взыскании ущерба с его работников. Увы, но практика показала, что это реально.
В противоположной же ситуации, когда шансы на положительное решение невелики, работодателю удается выиграть спор. Как правило, речь идет о ситуациях, когда проверяемое материально-ответственное лицо оказывает всяческое сопротивление проведению инвентаризации, отказывается подписывать что-либо и заранее настроено оспаривать каждый шаг работодателя в процедуре привлечения его, как работника, к полной материальной ответственности.
Самое главное – надлежаще оформлять каждый шаг в процедуре привлечения работника к материальной ответственности
Даже если работник отказывается от подписи в том или ином документе – это не повод для дальнейшего признания результатов инвентаризации недействительными. А вот отсутствие соответствующего акта, составленного работниками работодателя, о фиксации факта такого отказа – уже, безусловно, повод для признания требований нормативных актов (как правило – Методических указаний) к порядку проведения инвентаризации невыполненными, а результатов инвентаризации – недействительными. В связи с изложенным не стоит опасаться «сопротивления» материально-ответственного лица. Нужно лишь внимательно и скрупулезно оформлять всю документацию, связанную с доказыванием факта и размера материального ущерба и привлечением работника к материальной ответственности.
Работодатель — ИП обратился в суд с иском к Г. о взыскании суммы материального ущерба, указав, что Г. состояла с ИП в трудовых отношениях в должности куратора розничной сети, трудовые обязанности выполняла в магазине. Ею по накладной № 14 получен ноутбук для передачи в магазин с целью дальнейшего использования в работе, по результатам инвентаризации выявлено отсутствие в магазине указанного ноутбука. Ответчица Г. пояснений не представила, от подписания инвентаризационной описи и сличительной ведомости отказалась, уволилась по собственному желанию, при увольнении ноутбук не вернула, чем истцу причинен ущерб. Работодатель представил суду доказательства передачи работнику по разовому документу материальных ценностей (в виде ноутбука), результаты инвентаризации. Суд пришел к выводу, что порядок проведения инвентаризации имущества организации и оформления ее результатов, регламентированный Методическими указаниями, ИП был соблюден. Как следовало из актов, Г. отказалась ознакомиться с инвентаризационной описью товарно-материальных ценностей (составленной по результатам инвентаризации), и от ознакомления со сличительной ведомостью результатов инвентаризации. На основании представленных доказательств суд обоснованно пришел к выводу о наличии оснований для взыскания с Г. в пользу ИП суммы причиненного ущерба (решение Краснокамского городского Пермского края от 29.01.2014; определение Пермского краевого суда от 23.04.2014 по делу № 33-3515)3.
Вывод: если инвентаризация ценностей проведена правильно, а отказ материально-ответственного работника где-либо расписаться документально актирован, суд считает процедуру проведения проверки для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения, установленную статьей 247 Трудового кодекса РФ, соблюденной.
Подводя итог проанализированным примерам из практики, можно сделать следующие выводы:
- знать требования Методических рекомендаций для правильного оформления результатов инвентаризации недостаточно;
- для недопущения стандартных ошибок при фиксации этапов инвентаризации и привлечения работника к материальной ответственности достаточно изучения норм Трудового кодекса РФ в совокупности со специальной литературой, методическими материалами, а также обобщений судебной практики и разъяснений постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю»;
- для исключения редких, но фатальных ошибок при доказывании факта материального ущерба и вины работника потребуется внимательное изучение примеров из широкой судебной практики. Конечно, это потребует времени и настойчивости. Однако результатом станет положительное решение суда для работодателя, а не неожиданный и потому обидный отказ в удовлетворении вполне правомерных, но недоказанных требований работодателя.
Инвентаризация — важная процедура, её нужно проводить регулярно. Она позволит выявить расхождения между учтенным количеством имущества и его фактическим наличием. Если при инвентаризации обнаружились несоответствия, это часто вызывает у бухгалтеров затруднения. В статье расскажем, как вести учет излишков и недостач, как они появляются и какими документами их оформлять.
Причины появления излишков и недостач
Процесс инвентаризации помогает выявить отклонения учетных данных от фактического наличия имущества. Излишки появляются, когда наличное имущество организации превышает учтенное. Недостачи, напротив, указывают на недостающий актив.
Отражение результатов инвентаризации в учете зависит от причины появления расхождений. Инвентаризационная комиссия составляет ведомость по расхождениям и направляет ее руководителю для ознакомления с результатами проверки. Причины формирования излишков и недостач могут быть следующие:
| Излишки | Недостачи |
|---|---|
| Ошибки при проведении инвентаризации | Естественная убыль |
| Неучтенные поставки | Ошибки в ведении складского учета |
| Излишняя экономия | Производственные издержки |
| Ошибки учета отпуска материалов и продукции | Хищения |
| Избыточные поставки | Некомпетентность или отсутствие материально-ответственных лиц (МОЛ) |
Оформление и учет недостачи
Производственные и хозяйственные издержки должны подтверждаться первичными документами, составляются акты выявления порчи и недостач. Формы документов можно разработать самим или использовать уже существующие. Например, ТОРГ — 6, 15, 16, 20 и другие, в зависимости от обнаруженной проблемы. Балансовая стоимость недостающего имущества списывается на счет 94 «недостачи и порчи от потери ценностей». Проводка основана на сличительной ведомости и ведомости учета результатов инвентаризации.
Недостача в пределах норм естественной убыли
Если обнаружена недостача, не выходящая за пределы норм естественной убыли, она списывается на производственные затраты или расходы на продажу. Нормы естественной убыли определены законодательно. Они различаются для всех видов товаров. Если же на данное имущество не предусмотрено норм естественной убыли, то недостача считается как сверхнормативная.
ДТ — 20 (44 и др.), КТ — 94
Недостача, отнесенная на материально-ответственное лицо
В остальных случаях проведите проверку документации и сверьте остатки по счетам. Ведь недостача может быть следствием ошибок в расчетах, неправильного оформления отчетов или отсутствия контроля со стороны материально-ответственного лица. Если правка документов не помогла устранить недостачу, то ответственность за нее ложится на МОЛ. Ответственный должен составить объяснительную, которая прилагается к результатам проверки.
Взыскать сумму недостачи с материально-ответственного лица не составит труда. Ущерб от недостачи рассчитывается по закупочной стоимости, при этом упущенные выгоды в виде торговой наценки не учитываются. Решение о взыскании с МОЛ оформляйте приказом. Сумму недостачи удерживайте с зарплаты частично или полностью, но не более 50%. Также работодатель может отказаться от взыскания ущерба с работника.
ДТ — 73, КТ — 94
Виновные лица не найдены или суд отказал во взыскании ущерба
Если же материально-ответственного нет и виновное лицо не установлено или его вина не доказана, вы не сможете возместить убыток от пропажи имущества. Его придется списать в прочие расходы. При этом, необходимо подтвердить обоснованность такого списания:
- решением суда, подтверждающим отсутствие виновного лица;
- решением суда, об отказе на взыскание ущерба с виновного;
- заключением о факте порчи ценностей.
ДТ — 91.2, КТ — 94
Кроме самих сотрудников организации виновником недостачи может оказаться и ваш контрагент. В таком случае сумма возмещения определяется исходя из условий договора и норм Гражданского кодекса.
Оформление и учет излишков
Излишки, выявленные в ходе инвентаризации, не грозят какими-либо проблемами для бухгалтера, но их нужно принять к учету. Основой для принятия излишка к учету будет сличительная ведомость или ведомость учета результатов инвентаризации. Но с принятием излишка к учету не стоит торопиться, ведь он может оказаться результатом ошибки бухгалтера или инвентаризационной комиссии. Тогда ошибку нужно исправлять.
Активы принимаются к учету по текущей рыночной стоимости и в той же сумме, бухгалтер признает прочий доход. Рыночную стоимость актива можно определить самостоятельно или пригласить оценщика. По результатам оценки оформляется справка или отчет оценщика.
ДТ — 01, 08,10,41 и др., КТ — 91.1
Инвентаризационная комиссия должна определить причины появления излишка и получить объяснение от материально-ответственного лица. Никаких взысканий в данном случае к ответственному лицу не применяется. Однако руководство может объявить ему выговор или лишить премии за непорядок на складе.
Стоит обратить внимание и на порядок налогового учета излишков. Они включаются во внереализационные доходы и учитываются при расчете налога на прибыль. Последствия, связанные с НДС, при выявлении излишков не возникают. При передаче их в производство, НДС так же начислять не нужно. Однако в случае дальнейшей реализации, обнаруженных излишков, НДС начисляется в общем порядке.
В программе все под рукой
В Бухгалтерии все понятно даже новичку. Расчеты с работниками, поступление и списание товара, отчетность — доступный интерфейс, все под рукой. Раньше работала в популярной бухгалтерской программе: громоздко, база все время висела, дополнительные материалы по законодательству приходилось искать в Интернете, для сдачи отчетности нужно было гораздо больше времени.
Оксана Евтеева, бухгалтер в ИП Евтеев (Братск)
Зачет недостач излишками по пересортице
Еще одним результатом инвентаризации является пересортица. Излишки и недостачи при инвентаризации можно зачесть в бухучете, если соблюдаются условия (ы налоговом учете пересортица не предусмотрена, поэтому такой зачет производить нельзя):
- обнаружение в одном проверяемом периоде;
- у одного проверяемого лица;
- в отношении ценностей одного наименования, но разных сортов;
- в одинаковом количестве.
Пересортицу нужно подтвердить инвентаризационной описью, сличительной ведомостью и получить объяснение материально-ответственного лица. Решение о взаимном зачете излишков и недостач принимает руководитель, оформляя его в виде приказа.
Учет пересортицы проводится в аналитическом учете. Материально производственные запасы одного наименования, но с разными номенклатурными номерами взаимозачитываются.
ДТ — 10 (41,43), КТ — 10 (41,43)
Стоимость недостающих товаров может быть больше, чем стоимость товаров, находящихся в избытке. Эту разницу отнесите на виновное лицо и отразите как ДТ 94 КТ 73. Если же виновников пересортицы не удалось установить, разницу рассматривают как недостачу сверх норм естественной убыли и списывают в производственные или коммерческие расходы.
Противоположная ситуация, обнаруженная в случае превышения стоимости излишка над недостачей, отражается проводкой ДТ 10 (41 и др.) КТ 91.1, то есть учитывается в составе прочих доходов.
Ведете учет малого предприятия? Работайте в облачном сервисе Контур.Бухгалтерия: легко ведите учет, начисляйте зарплату, платите налоги и автоматически формируйте отчетность с отправкой через интернет. Оцените возможности сервиса в течение 14 дней бесплатно.
Попробовать бесплатно
Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации. Эта статья поможет вспомнить существенные моменты и предотвратить или исправить возможные ошибки
Когда организация обязана провести инвентаризацию
Инвентаризация — это обязательная ежегодная процедура для всех без исключения предприятий. Главная цель — проверить соответствие данных бухгалтерского учета фактическому положению. Но не все организации понимают важность мероприятия, превращая его в формальность. Однако только в ходе инвентаризации можно выявить излишки или недостачи имущества, установить фактическое состояние объектов, упорядочить имущественные отношения, оценить действительность отраженной в учете задолженности, выявить возможность снижения затрат, cкорректировать учет и минимизировать налоговые риски.
Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.
Случаи, когда инвентаризация обязательна:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации;
- других случаях, предусмотренных законодательством.
Если инвентаризация проводилась не ранее 1 октября отчетного года, то перед составлением годового баланса повторять эту процедуру нет необходимости.
Основные средства необходимо проверять раз в три года (п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).
Кроме того, руководитель организации имеет право самостоятельно назначить инвентаризацию. Для этого ему необходимо определить количество мероприятий в отчетном году, их даты, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств при каждой инвентаризации (пп. 2.1 п. 2 Методических указаний по инвентаризации).
Что проверяют при инвентаризации
Инвентаризации подлежат все виды имущества и финансовых обязательств независимо от их местонахождения, то есть не только по головному предприятию, но и по подразделениям.
В обязательном порядке необходимо проверить:
Как заботать с запасами
Учет запасов согласно ФСБУ и требования к инвентаризации
Программа курса
- нематериальные активы;
- основные средства;
- финансовые вложения;
- товарно-материальные ценности;
- незавершенное производство и расходы будущих периодов;
- деньги, денежные документы и бланки документов строгой отчетности;
- расчеты с поставщиками, покупателями, налоговой инспекцией и фондами, расчеты с прочими дебиторами (кредиторами);
- резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы;
- активы и обязательства компании.
Обратите внимание: проверить нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, прав собственности на которые у фирмы нет, например, арендованные основные средства, товары, полученные на ответственное хранение, материалы, принятые в переработку, и пр.
Каков порядок проведения инвентаризации
Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике (п. 3 ст. 6 Федерального Закона № 402-ФЗ).
Комментирует Юлия Бусыгина, эксперт по бухгалтерскому учету Контур.Школы: «Необязательные случаи проведения инвентаризации фиксируют в учетной политике. Укажите случаи, сроки, состав инвентаризационной комиссии. Случаи, когда инвентаризация обязательна по закону, в учетной политике фиксировать не нужно».
Основные этапы инвентаризации:
- Предварительная подготовка:
- издать приказ о проведении инвентаризации;
- сформировать инвентаризационную комиссию;
- определить сроки проведения и видов инвентаризуемого имущества;
- получить расписки от материально ответственных лиц и т.д.;
- распечатать инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально ответственное лицо.
Основным документом, который определяет порядок проведения инвентаризации, являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49). В них же содержатся формы по учету результатов инвентаризации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
- Проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.
- Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.
- Оформление результатов инвентаризации. На этом этапе надо привести данные бухгалтерского учета в соответствие с результатами инвентаризации, выявить виновных в неправильном учете имущества и привлечь их к административной ответственности.
Исправляя ошибки по результатам инвентаризации, нужно соблюдать два правила:
- Инвентаризация должна быть закончена до подписания отчетности и сдачи ее в налоговую инспекцию.
- Записи по исправлению ошибок датируются датой окончания инвентаризации либо 31 декабря отчетного года.
Изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить нельзя. В такой ситуации все ошибки исправляют в текущем году.
Что делать, если выявлены излишки имущества
Зачастую при инвентаризации выявляются лишние материально-производственные запасы и, как ни странно, даже основные средства. Причинами могут быть ошибки, совершенные во время прежних контрольных и учетных мероприятий.
В бухгалтерском учете излишки имущества приходуются по рыночной стоимости (без НДС и акцизов), что оказывает влияние на величину налогообложения. Зачисляются они на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма отражается в составе прочих доходов (п. 29 Методических указаний по инвентаризации).Выявленные излишки подлежат отражению на следующих счетах бухгалтерского учета: по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция») и кредиту счета 91-1 «Прочие доходы».
Пример 1. В ходе инвентаризации были выявлены излишки товара по рыночной стоимости 15 000 руб. Бухгалтер делает следующую проводку:
Дебет 41 Кредит 91-1 – 15 000 — стоимость излишков товара включена в состав внереализационных доходов
Пример 2. Организация в ходе проведения ежегодной инвентаризации выявила излишки строительных материалов. Рыночная стоимость данных материалов — 20 000 руб. На основании решения инвентаризационной комиссии бухгалтер сделал следующую проводку:
Дебет 10 Кредит 91-1 – 20 000 — приняты к учету излишки строительных материалов
Необходимо установить и причины возникновения излишков, и виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).
Как заботать с запасами
Учет запасов согласно ФСБУ и требования к инвентаризации
Программа курса
Если выявленные материалы или товары неликвидны или есть другие причины, не позволяющие их реализовать, например запчасти к оборудованию, которое уже не производится, то их следует также списать, отразив в учете бухгалтерской записью: Дебет 91 Кредит 10.
В налоговом же учете доход в виде стоимости выявленных излишков материально-производственных запасов и прочего имущества признается внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки приходуются также по рыночной стоимости (без НДС и акцизов) (п. 5 и п. 6 ст. 274 НК РФ).
Какова ответственность за непроведение инвентаризации
Законодательно не предусмотрена ответственность за непроведение инвентаризации. Но ФНС может оштрафовать вас за недостоверность данных учета и отчетности (ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ). Правда, для этого ей придется самой найти расхождения. Сделать это за предыдущие периоды непросто, но ничего невозможного нет.
Проведение инвентаризации – обязанность любой организации, определенная законодательством. Провести инвентаризацию быстро, качественно и без остановки производственного процесса поможет компания «Оррла-Ревизорро».
Следует учитывать, что инвентаризация — достаточно кропотливый и монотонный процесс. При недостатке опыта, желания или при наличии умысла возможно появление ошибок при инвентаризации.
Типы ошибок при проведении инвентаризации и их последствия
Ошибки, допущенные при инвентаризации, способны не только исказить достоверность бухгалтерского учета в организации, но также скрыть факты хищений и прочих правонарушений со стороны недобросовестных сотрудников.
Кроме того, ошибки при инвентаризации могут иметь более серьезные последствия. Искажение бухгалтерского учета на 10% и более влечет за собой наложение штрафа на администрацию компании в размере 5-10 тысяч рублей (ст. 15.11 КоАП РФ). Повторные нарушения влекут за собой более серьезные последствия: штраф 10-20 тысяч рублей для должностных лиц, либо дисквалификацию на 1-2 года.
Также при неправильно оформленной и проведенной инвентаризации, ее результаты могут быть признаны недействительными. В данном случае организация лишается права взыскать компенсацию с суммы ущерба с ответственного сотрудника (при наличии факта недостачи).
Основные ошибки при инвентаризации можно условно поделить на три этапа проведения данного мероприятия:
- начальный или подготовительный;
- непосредственно пересчет ТМЦ;
- подведение итогов.
Ошибки подготовительного этапа
Основные ошибки подготовительного этапа при проведении инвентаризации заключаются в неправильном составлении приказа:
- Отсутствие обязательных сведений по составу членов комиссии (не менее 3-х человек), даты начала и сроках мероприятия, МОЛ и типах ТМЦ.
- Слишком короткие сроки проведения ТМЦ. Результаты могут быть признаны недействительными и фиктивными при слишком быстром проведении переучета ТМЦ при относительно большой номенклатуре. Также следует учитывать, что сроки начала годовой инвентаризации не должны быть ранее 1 октября, но не позднее 31 декабря учетного года. Важно! Дата окончания инвентаризации может быть позднее конца отчетного года. Главное условие – закончить мероприятие до составления, утверждения и сдачи годовой финансовой отчетности.
- Наличие МОЛ в составе комиссии. Материально-ответственный сотрудник является заинтересованным лицом, включение его в состав комиссии запрещено. Однако, инвентаризацию необходимо проводить в присутствии проверяемого МОЛ.
- Вся документация по приходу, перемещению и расходу ТМЦ по МОЛ на момент начала инвентаризации должна быть сдана под расписку ответственного сотрудника. При поступлении, списании и реализации ТМЦ в процессе инвентаризации информацию заносят в отдельную ведомость.
Ошибки при пересчете ТМЦ и прочих активов
Основные ошибки при непосредственном проведении инвентаризации следует рассматривать с точки зрения объекта мероприятия (ТМЦ, денежные средства или другие активы).
При проведении годовой инвентаризации должны быть перепроверены все запасы и активы организации. Не учёт того или иного актива (например, дебиторской и кредиторской задолженности) является ошибкой при проведении обязательной ежегодной инвентаризации.
Также среди ошибок в ходе инвентаризации можно выделить следующее:
- Отсутствие хотя бы одного члена комиссии или материально-ответственного лица. В данном случае результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными. Отсутствие МОЛ – достаточно серьезное нарушение. Однако, иногда организации сталкиваются с необоснованным отказом МОЛ присутствовать при инвентаризации. В таком случае должны быть составлены соответствующие акты или приглашены независимые эксперты, а также издан приказ о проведении инвентаризации в отсутствие МОЛ. В место подписи МОЛ в описях потребуется ставить отметки о причине и факте отсутствия МОЛ за подписью всех членов комиссии и независимых экспертов (при необходимости).
- Строгие требования к промежуточному хранению документов. Во избежание несанкционированных приписок в инвентаризационных ведомостях заинтересованными лицами, формы следует хранить в сейфах и других недоступных местах, с опечатыванием помещения. В противном случае при выявлении фактов халатного хранения документов, результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными.
Ошибки при обработке результатов и подведении итогов
Подведение итогов инвентаризации также может быть выполнено с ошибками. Большую роль влияет хронология оформления документов. Сначала оформляется инвентаризационная опись, затем в сличительной ведомости проводят сопоставление данных, после чего заполняют акты по результатам инвентаризации. Нарушение хронологии в инвентаризационной ведомости, а также оформлении документов может быть рассмотрено с точки зрения формальности проведения обязательной инвентаризации.
Немаловажную роль играют подписи комиссии, МОЛ и ответственного за проверку описи сотрудника. В конце описи обязательно должна быть подпись МОЛ. В противном случае работодатель не имеет права на компенсацию ущерба при наличии недостач по результатам инвентаризации. Также все исправления в документах должны быть заверены всеми членами комиссии.
Таким образом, правильно оформление инвентаризации поможет обезопасить работодателя при нарушении служебных полномочий сотрудником и исключить риск получения штрафных санкций при налоговой проверке.
Независимая инвентаризация от компании «Оррла-Ревизорро» избавит вас от рисков возникновения ошибок на каждом этапе проведения инвентаризации тмц.
В соответствии со статьей 247 Трудового кодекса РФ до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов.
Основным способом проверки соответствия фактического наличия имущества путем сопоставления с данными бухгалтерского учета признается в силу статьи Федерального закона «О бухгалтерском учете» инвентаризация имущества, порядок проведения которой определен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49 (далее – Методические указания).
На чем чаще всего спотыкаются работодатели, доказывая в суде свои исковые требования о взыскании с работника суммы материального ущерба? Исходя из примеров судебной практики, можно сформировать перечень таких ошибок:
- отсутствие расписок проверяемых материально-ответственных о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы (нарушение пункта 2.4 Методических указаний);
- проведение инвентаризации в отсутствие проверяемого материально-ответственного лица (нарушение пункта 2.8 Методических указаний);
- неправильное исправление ошибок в описях (нарушение пункта 2.9 Методических указаний);
- отсутствие приказа о назначении инвентаризационной комиссии (нарушение пункта 2.3 Методических указаний);
- неоформление инвентаризационных и сличительных описей (нарушение пунктов 2.5, 2.9, 4.1 Методических указаний);
- отсутствие подписей всех членов инвентаризационной комиссии и проверяемых материально ответственных лиц (нарушение пункта 2.10 Методических указаний);
- отсутствие в конце описи расписки проверяемого материально ответственного лица, подтверждающей проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение (нарушение пункта 2.10 Методических указаний);
- допуск в период инвентаризации посторонних лиц в помещение, где она проводится (нарушение пункта 2.12 Методических указаний);
- и иные ошибки.
Перечисленные ошибки – пожалуй, самые распространенные в процедуре инвентаризации. Но в практике встречаются и иные, менее популярные ошибки, на которые также стоит обратить внимание и учесть их, так сказать, на чужом опыте, не допустив их совершение на своем. Рассмотрим некоторые их них.
Нестандартная ошибка: не была проведена инвентаризация при приеме на работу материально-ответственного лица
Согласно пункту 1.5 Методических указаний проведение инвентаризаций обязательно в том числе при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел). Ошибка работодателя состоит в том, что при приеме на работу нового работника, на которого возлагается полная материальная ответственность, инвентаризация не проводилась. Подобная ошибка приводит к тому, что при последующем установлении недостачи работодателю не удается доказать период образования недостачи (образовалась ли она до приема нового работника или же уже при его работе), равно как и вину конкретно нового работника в недостаче.
Работодатель обратился в суд с иском к М. о взыскании недостачи, указав, что ответчица была принята на работу на должность продавца-кассира, с ней был заключен договор о материальной ответственности. В ходе исполнения ответчиком трудовых обязанностей в период с (…) по (…) образовалась недостача в размере (…) руб., которую М. признала, но не выплатила, а уволилась.
Суд при рассмотрении спора дал надлежащую оценку представленным истцом документам, в том числе: тетрадям учета поступления и продажи товара и поступившей от продажи товара выручки; актам ревизии по магазину, согласно которым выявлена недостача в размере (…) руб., за период с (…) по (…), и пришел к выводу, что представленные документы не могут быть признаны допустимыми доказательствами, поскольку не подтверждают передачу ответчице вверенных ей материальных ценностей в период ее трудовой деятельности и образование недостачи по вине последней.
Истец не представил суду и доказательств проведения инвентаризации товара на дату приема ответчика на работу, передачи (вручения) этого товара ответчику, передачи товара от одного продавца другому при смене на рабочем месте. Договоры о коллективной материальной ответственности с участием М. также не заключались. Принимая во внимание также, что работодателем не была проведена надлежащая проверка с целью установления размера недостачи, причин ее возникновения, при том, что судом установлены обстоятельства, исключающие материальную ответственность работника, в том числе ненадлежащее ведение работодателем финансово-хозяйственной документации, суд пришел к правильным выводам об отказе в удовлетворении заявленного иска (решение Дзержинского районного суда г. Оренбурга от 29.01.2014; апелляционное определение Оренбургского областного суда от 21.04.2014 по делу № 33-1925/2014)1.
Вывод: чтобы в последующем не испытывать трудностей в доказывании своих требований к работнику о возмещении материального ущерба, следует изначально, то есть при приеме на работу нового материально-ответственного лица, четко исполнять требования законодательства РФ, в частности, провести инвентаризацию в соответствии с требованиями пункта 27 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, и пункта 1.5 Методических указаний, как при смене материально-ответственных лиц.
Обратите внимание!
В пункте 4 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 года № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю» разъяснено, что обязанность доказать наличие прямого действительного ущерба, размер причиненного ущерба при разрешении дела о возмещении ущерба работником возлагается на работодателя.
К обстоятельствам, имеющим существенное значение для правильного разрешения дела о возмещении ущерба работником, обязанность доказать которые возлагается на работодателя, в частности, относятся: отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника; противоправность поведения (действия или бездействие) причинителя вреда; вина работника в причинении ущерба; причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба; размер причиненного ущерба; соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности.
Недоказанность одного из указанных обстоятельств исключает материальную ответственность работника.
При доказанности работодателем указанных выше обстоятельств работник должен доказать отсутствие своей вины в причинении ущерба.
Нестандартная ошибка: спорность факта ущерба и вины работника не может подтверждаться неправильно оформленным отчетом независимого аудитора
В случае спорности отчета ревизионной комиссии факт причинения ущерба руководителем предприятия может подтверждаться отчетом ревизионной комиссии и отчетом независимого аудитора. Указанные документы для признания их относимыми и допустимыми доказательствами должны быть надлежаще оформлены. В противном случае неправильно оформленный документ не может быть положен в основу доказательства правомерности требований работодателя о взыскании с работника суммы материального ущерба.
ТСЖ попыталось взыскать материальный ущерб с бывшего председателя правления. В качестве доказательств своих требований ТСЖ представило отчет независимого аудитора, в котором сделан вывод о необоснованном расходовании бывшим председателем денежных средств со счета ТСЖ. Суд же отчет не принял во внимание, поскольку достоверным и достаточным доказательством причинения ответчиком ущерба в результате невыполнения или ненадлежащего выполнения должностных обязанностей (неосновательного расходования денежных средств, полученных работником в подотчет на хозяйственные нужды) данный акт не является. В обоснование своих выводов суд указал следующее.
Суд проанализировал положения устава ТСЖ, согласно которым ревизионная комиссия (ревизор) проводит плановые ревизии финансово-хозяйственной деятельности товарищества не реже одного раза в год; представляет общему собранию заключение о смете доходов и расходов на соответствующий год товарищества и отчет о финансовой деятельности и размерах обязательных платежей и взносов; отчитывается перед общим собранием о своей деятельности. Исходя из последующих положений устава, деятельность ревизионной комиссии может оказаться недостаточной для нормального функционирования товарищества, в связи с чем, по решению руководящих органов ТСЖ (общего собрания, собрания правления), для проведения проверки финансово-хозяйственной деятельности товарищества может быть приглашен профессиональный аудитор. Вместе с тем представленный истцом отчет составлен некой Л.А. без указания занимаемой должности и учреждения, в котором ею осуществляется трудовая (гражданско-правовая) деятельность. Отчет не имеет ни углового штампа, ни печати. На обороте имеется отметка о том, что данный документ прошит и пронумерован 02.12.2013 Л.О., то есть спустя почти семь месяцев со дня составления отчета.
Одновременно в суд был представлен отчет ревизионной комиссии ТСЖ, которой до обращения к аудитору была проведена проверка расходования денежных средств председателем правления за спорный период. По результатам данной проверки нарушений финансовой дисциплины не обнаружено, присвоение работником денежных средств не выявлено. При таких обстоятельствах у суда имелись основания считать указанный отчет аудитора недопустимым и недостаточным доказательством, бесспорно и достоверно не подтверждающим факт причинения ответчиком ущерба в заявленном истцом размере, а также сам размер ущерба (решение Первомайского районного суда г. Омска от 29.01.2014; апелляционное определение Омского областного суда от 07.05.2014 по делу № 33-2787/2014)2.
Вывод: отчет ревизионной комиссии предприятия для решения вопроса о взыскании материального ущерба с руководителя предприятия будет иметь приоритетное значение по сравнению с ненадлежаще оформленным отчетом независимого аудитора.
В обоих приведенных примерах из практики работодатель собрал весомую доказательную базу и самого факта ущерба, и его размера, и вины конкретного работника, и доказательства наличия причинно-следственной связи проступка работника и наступившего материального ущерба… Казалось бы, исходя из приведенных примеров, и предположить было нельзя, что при всей подготовленности работодателя к положительному для себя решению суда работодателю-истцу будет отказано во взыскании ущерба с его работников. Увы, но практика показала, что это реально.
В противоположной же ситуации, когда шансы на положительное решение невелики, работодателю удается выиграть спор. Как правило, речь идет о ситуациях, когда проверяемое материально-ответственное лицо оказывает всяческое сопротивление проведению инвентаризации, отказывается подписывать что-либо и заранее настроено оспаривать каждый шаг работодателя в процедуре привлечения его, как работника, к полной материальной ответственности.
Самое главное – надлежаще оформлять каждый шаг в процедуре привлечения работника к материальной ответственности
Даже если работник отказывается от подписи в том или ином документе – это не повод для дальнейшего признания результатов инвентаризации недействительными. А вот отсутствие соответствующего акта, составленного работниками работодателя, о фиксации факта такого отказа – уже, безусловно, повод для признания требований нормативных актов (как правило – Методических указаний) к порядку проведения инвентаризации невыполненными, а результатов инвентаризации – недействительными. В связи с изложенным не стоит опасаться «сопротивления» материально-ответственного лица. Нужно лишь внимательно и скрупулезно оформлять всю документацию, связанную с доказыванием факта и размера материального ущерба и привлечением работника к материальной ответственности.
Работодатель — ИП обратился в суд с иском к Г. о взыскании суммы материального ущерба, указав, что Г. состояла с ИП в трудовых отношениях в должности куратора розничной сети, трудовые обязанности выполняла в магазине. Ею по накладной № 14 получен ноутбук для передачи в магазин с целью дальнейшего использования в работе, по результатам инвентаризации выявлено отсутствие в магазине указанного ноутбука. Ответчица Г. пояснений не представила, от подписания инвентаризационной описи и сличительной ведомости отказалась, уволилась по собственному желанию, при увольнении ноутбук не вернула, чем истцу причинен ущерб. Работодатель представил суду доказательства передачи работнику по разовому документу материальных ценностей (в виде ноутбука), результаты инвентаризации. Суд пришел к выводу, что порядок проведения инвентаризации имущества организации и оформления ее результатов, регламентированный Методическими указаниями, ИП был соблюден. Как следовало из актов, Г. отказалась ознакомиться с инвентаризационной описью товарно-материальных ценностей (составленной по результатам инвентаризации), и от ознакомления со сличительной ведомостью результатов инвентаризации. На основании представленных доказательств суд обоснованно пришел к выводу о наличии оснований для взыскания с Г. в пользу ИП суммы причиненного ущерба (решение Краснокамского городского Пермского края от 29.01.2014; определение Пермского краевого суда от 23.04.2014 по делу № 33-3515)3.
Вывод: если инвентаризация ценностей проведена правильно, а отказ материально-ответственного работника где-либо расписаться документально актирован, суд считает процедуру проведения проверки для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения, установленную статьей 247 Трудового кодекса РФ, соблюденной.
Подводя итог проанализированным примерам из практики, можно сделать следующие выводы:
- знать требования Методических рекомендаций для правильного оформления результатов инвентаризации недостаточно;
- для недопущения стандартных ошибок при фиксации этапов инвентаризации и привлечения работника к материальной ответственности достаточно изучения норм Трудового кодекса РФ в совокупности со специальной литературой, методическими материалами, а также обобщений судебной практики и разъяснений постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю»;
- для исключения редких, но фатальных ошибок при доказывании факта материального ущерба и вины работника потребуется внимательное изучение примеров из широкой судебной практики. Конечно, это потребует времени и настойчивости. Однако результатом станет положительное решение суда для работодателя, а не неожиданный и потому обидный отказ в удовлетворении вполне правомерных, но недоказанных требований работодателя.