Ошибки при организации мероприятий

Создание мероприятия с нуля – это глубоко творческий процесс со множеством тонкостей, которые необходимо учитывать организатору. И нередко случается так, что даже из-за мелочей мероприятие идет насмарку – и все затраченные средства не окупаются.

Для того, что избежать этого, или, по крайней мере, снизить количество таких упущений, рассмотрим типичные ошибки, которые совершают «ивентологи» в организации мероприятий. Предупрежден – значит, вооружен.

1. Отсутствие четко поставленных целей и задач

Одна из главных ошибок, о которой я уже упомянул в начале статьи – отсутствие четко поставленных целей и задач для команды. Это вызывает недопонимание, а чего мы, собственно, тут делаем и зачем оно нам нужно? Поэтому цели и задачи должны быть четко определены и прописаны.

2. Не учтены интересы ЦА

Организатор может быть зациклен на проведении ивента и может вкладывать в него по максимуму информации о той ценности, которая несет их компания… забывая или вовсе не учитывая, чего хочет ЦА.

Как итог такого проступка, мероприятие становится скучным, и вместо заинтересованного взгляда участников присутствует лишь зевота и желание поскорее уйти или перейти к финальной части, например, фуршету.

Эта ошибка также может быть связана с тем, что четко не определены цели мероприятия, не прописаны задачи, не отданы понятные указания каждому сотруднику.

3. Неправильно подобранное место

Площадку для ивента нужно искать заранее – и желательно это сделать с личным присутствием. В противном случае можно нарваться на неприятности – даже если на фото помещение выглядело вполне сносно.

К тому же, если место уже объявлено и пропиарено, будет очень сложно переделать всю рекламу, заменить билеты, перенести организацию в другое помещение, зал или на площадку.

На некоторых мероприятиях организаторы намеренно идут на то, чтобы снять зал поменьше и заполнить его плотнее – таким образом визуально создав ажиотаж. В остальных случаях площадка должна подбираться под оптимальное количество людей и не быть чрезмерно большой или слишком маленькой.

4. Нет ориентиров

На самом мероприятии участник должен чувствовать себя комфортно. Чтобы это произошло, ему, как минимум, надо добраться до места Х. Если ивент проходит на открытой площадке, поиски будут проще, чем в случае с маленьким помещением, например, в старом питерском дворике. Поэтому должны быть организованы ориентиры для пешеходов и автомобилистов.

На месте участники должны также легко ориентироваться – где туалет или ванная, где можно купить напитки, продукцию спонсора или организатора.

5. Мало фирменной атрибутики организатора

Если мероприятие проводится для пиара бренда, то на нем просто обязана быть ваша атрибутика – и ее должно быть много. На воздушных шарах, рекламных стендах, майках, кепках, шарфах и т.д.

6. Где сотрудники?

Представители компании должны выделяться из толпы. Этого можно добиться за счет яркой униформы, специальных стендов, штендеров, указателей в местах, где локализуется представитель компании.

Количество и качество сотрудников играет важную роль. Если во время мероприятия вы занимаетесь продажами своего продукта, то для вас отстутствие или нехватка сотрудников будет фатальной ошибкой, которая приведет к сливу до 90% всех продаж.

Представьте, что на сцене объявляют какое-то «сладкое» предложение: «Сегодня в честь выхода компании на мировой уровень – «дикие скидки». Приобрести продукцию можно у наших сотрудников, количество товара ограничено!».

И тут понеслось. Команда на старт дана, жаждущая толпа ринулась на «халяву», грузовики с товаром ждут своей очереди, а сотрудников или точек продаж не хватает. Как итог – время идет, работа стоит, народ потихоньку расходится. Не потому что не заинтересовался, а потому что с площадки выгоняют, ночь на дворе… Или ждать надоело.

7. Отсутствует «постпродакшен»

Работа остановилась.

Теперь все дело за завершающей стадией. Именно от нее зависит, придут к вам те клиенты, которых вы старались ублажить, или нет.

Совершать повторные продажи лояльным клиентам в 7 раз дешевле, чем искать новых, холодных. Даже те, кто был на мероприятии и ничего не купил, уже знают вас и настроены к вам лояльнее, нежели человек с улицы. Такими клиентами надо дорожить и поддерживать с ними отношения, напоминая о себе через оставленные ими контакты.

Избегая типичных ошибок, можно значительно повысить эффективность и качество мероприятия, получив большую базу лояльных клиентов и создав мощный пиар своей компании.

Заключение

Скажу точно, задавшись целью и составив четкий план задач, а также найдя грамотную команду единомышленников, можно создать любой ивент с максимальным выхлопом.

Цель! Часто про нее забывают, но когда она есть – она как маяк на горизонте, на которой вы направляете свой корабль под названием бизнес.

Материалы по теме:

3 области, где эффективен «натив»

Три полезные ссылки. Как написать хороший пресс-релиз

6 стилей продаж: как выбрать свой?

Ачивки больше не работают

Фото на обложке: Unsplash.

Организация праздника – как правило, результат работы коллектива, пусть даже и небольшого. Это и составление сценария, и приглашение гостей, и решение ряда технических задач… А в итоге – совершенно непредвиденный результат. Ведь на то, каким он окажется, влияет такое множество факторов, что некоторые из них трудно предвидеть даже опытному организатору, не то что начинающему. И тогда труд нескольких последних недель или даже месяцев может пойти насмарку.

Что необходимо предпринять, дабы учесть все факторы риска и максимально обезопасить себя от разных досадных неожиданностей (полностью вряд ли получится, такое уж это непредсказуемое дело – организация коллективных мероприятий)? На этот вопрос мы и попытаемся ответить, обратив ваше внимание на ряд наиболее часто встречающихся ошибок организаторов.

Ошибка первая: неправильная оценка целевой аудитории

Мне часто приходится слышать: «Нас привезли на остров и дали футбольные мячи, но никто не играл» или: «Вышла девушка и стала говорить, а ее никто не слушал». Таковы обычно последствия неправильной оценки аудитории.

В 90% случаев неудовлетворительный результат при проведении мероприятия напрямую связан с подобной неправильной оценкой целевой аудитории. Когда люди приходят на мероприятие, они готовы включиться в происходящее, у них есть определенные надежды и ожидания. И когда их ожидания абсолютно не соответствуют происходящему, возникает диссонанс действия и восприятия аудитории. Именно поэтому, прежде чем приступить к планированию мероприятия, следует внимательно изучить аудиторию предполагаемых участников и максимально адаптировать действие под ее привычки и интересы. Например, если в компании работает 80% женщин и каждый раз накануне Нового года их везут ужинать в хороший ресторан, не стоит внезапно менять формат празднования на катание на лыжах. В мужском коллективе не подходят развлечения типа конкурса сценической речи или актерской импровизации, для интеллектуально развитой аудитории не стоит проводить вечер в стиле «Карнавальной ночи», поскольку люди скорее всего начнут развлекаться тем, что станут подсчитывать отличия вашего действа от оригинала.

Поэтому подготовку к любому коллективному мероприятию следует начать с оценки целевой аудитории. Для этого необходимо ответить на такие вопросы:

• Каков состав целевой аудитории?

• Чем любят заниматься приглашенные на мероприятие?

• Чего они НЕ станут делать?

• Что может произвести на них неизгладимое впечатление?

На практике во все брифы мы вписываем вопросы, помогающие оценить целевую аудиторию, то есть выяснить ее численность, средний возраст, соотношение мужской и женской части, социальный статус, опыт участия в мероприятиях подобного рода и пр.

Ошибка вторая: неправильное распределение функций

Каждый должен заниматься своим делом. Так, скажем, составление психологических портретов приглашенных не стоит поручать ивент-агентству, поскольку оно призвано организовывать мероприятия, а не заниматься тестированием тех, к кому у него даже и доступа-то нет. Конечно, задача агентства – предусмотреть все возможные ошибки и неприятности, но никто не знает своих гостей лучше, чем сам заказчик.

В моей практике был примечательный случай организации празднования десятилетия одной крупной компании. У этой фирмы было множество клиентов в банковском секторе (она занималась разработкой соответствующего программного обеспечения) на уровне известнейших мировых банков. Ею управляли четыре директора, которые без конца колесили по свету в поисках наиболее выгодных сделок. В один прекрасный момент они вспомнили, что юбилей компании – уже через месяц. Наше агентство предложило несколько версий сценария, которые до самого начала мероприятия никто, кроме pr-менеджера компании-заказчика, не успел прочитать…

Мы наняли самый роскошный зал в городе, пригласили оркестр из двух десятков человек, отрепетировали и поставили великолепное шоу. Когда оно закончилось, генеральный директор, как раз вернувшийся из-за границы по случаю юбилея компании, пригласил меня как главу ивент-агентства в свой кабинет. У него было очень грустное лицо. «Все это потрясающе, – начал он печально, – но никто так и не провозгласил ни одного приветственного тоста. А ведь многие гости приехали специально, чтобы сказать нам несколько слов». Что можно было ответить человеку, который подписал сценарий не глядя и доверил подготовку мероприятия менеджеру-новичку, не знающему в полной мере специфики бизнеса компании? Это было одно из наших лучших мероприятий, но у меня до сих пор кошки на душе скребут, когда вспомню, как смотрел на меня генеральный директор. Ивент-продукт всегда должен соответствовать заявке, но как поступить, если заявку заказчик фактически не предоставил?

Таким образом, если вы собрались устроить праздник с размахом, то некоторые вопросы надо решить заранее (хотя и их решение лучше все же доверить специалистам или, по крайней мере, проконсультироваться с ними). К ним относятся:

• выбор места проведения мероприятия (лучше, если можно выбирать из пяти-семи мест разного плана),

• выбор тематики мероприятия,

• выбор ведущих,

• утверждение окончательной версии сценария.

Все остальное лучше доверить специалистам. Тогда успех мероприятия станет более предсказуем.

Ошибка третья: непроверенные организаторы мероприятий (инвенторы)

Узнать, хорошо ли работает та либо иная компания или отдельный ее представитель, можно только на практике. Как же в таком случае обезопасить себя от недобросовестных и ненадежных поставщиков услуг? На такой вопрос у меня есть ответ, подтвержденный многолетним опытом работы, но и это не дает стопроцентной гарантии отличного результата!

Во-первых, желательно собрать рекомендации от компаний, которые уже работали с данной фирмой. Но при этом необходимо помнить, что успех выполнения задачи зачастую зависит от грамотности ее постановки. То есть, если ваши партнеры работали конкретным организатором праздников успешно, это еще не значит, что так же прекрасно пойдет дело у вас: если вы некорректно поставите задачу поставщику услуг, то, возможно, не получите того, чего хотите именно вы, а не то, чего хотел рекомендовавший вам эту фирму.

Во-вторых, необходимо тестировать услугу на этапе переговоров. Так, у нас всегда вызывают подозрение партнеры, которые нарушают сроки или нечетко отвечают на вопросы. Если ответы на поставленные вопросы даются с опозданием, где гарантия, что заказанный продукт вы получите вовремя?

В-третьих, необходимо письменно оформлять все договоренности. Одно из требований к нашим менеджерам – иметь под рукой переписку с подрядчиком непосредственно на самом мероприятии. Как ни странно, часто это простое правило не все соблюдают, что дает возможность недобросовестным партнерам изменять договоренность после начала сотрудничества и диктовать заказчику условия тогда, когда у него уже нет возможности ничего изменить. Практика письменного оформления договоренностей очень выручает нас во время выездных мероприятий или в случаях, когда переговоры ведутся одним менеджером, а проект осуществляет другой.

Ошибка четвертая: несоблюдение сторонами сроков выполнения работ

Организацию мероприятия можно сравнить с таким процессом, как, скажем, выпечка хлеба. Это значит, что тесто нельзя поставить в печь, пока оно не подойдет. Есть определенные сроки, которые невозможно сократить даже в случае крайней необходимости. Об этом следует помнить всем, кто имеет отношение к организации мероприятий.

И хотя в нашем активе есть мероприятие, которое было организовано за 19 часов с момента поступления заявки, не стоит откладывать принятие важных решений (см. ошибку вторую) на последнюю ночь и ожидать от подрядчиков чудес. Даже их невероятная сноровка может тут не помочь.

Как часто приходится сталкиваться, например, с тем, что макеты никак не могут утвердить на протяжении двух-трех недель, а затем просят срочно все переделать за два дня до праздника. Бывает и так, что клиенты вообще вдруг загадочным образом исчезают накануне утверждения сценария.. Мы ведь не чародеи. Поэтому после оценки целевой аудитории, утверждения места проведения мероприятия, его концепции и примерного состава гостей следует составить календарный план работ, согласовать его со всеми участниками процесса и тщательно его придерживаться.

Мы в своей работе используются для этого так называемый дедлайн, т. е. крайний срок, до которого тот либо иной процесс должен быть гарантированно завершен, например:

• утверждение концепции – до 10 июля;

• запуск приглашений в печать – до 12 июля;

• разработка плана сценария – до 15 июля;

• утверждение макетов декораций – до 17 июля;

• предоплата изготовления декораций – до 19 июля;

• утверждение схемы рассаживания участников – до 20 июля;

• утверждение меню – до 22 июля;

• начало монтажных работ – 26 июля.

Составление такого плана позволяет избежать множества ошибок, особенно при подготовке сложных мероприятий. Благодаря этому вы сможете учесть ряд нюансов, оценить загруженность коллектива, работающего над проектом, составить график платежей, прогнозировать четкость выполнения работы. Если календарный план был составлен грамотно, любое отклонение от него является серьезным поводом для беспокойства и помогает вам исправить ошибку на этапе подготовки, а не заниматься этим на стадии монтажа декораций или во время проведения мероприятия.

Ошибка пятая: неорганизованность команды

Очень часто грамотно подобранные и заинтересованные в результате труда люди могут допускать значительные ошибки в подготовке и проведении мероприятия на стадии выполнения работ. Это, как правило, происходит из-за того, что у них нет общего видения процесса и его ожидаемого результата.

Чтобы этого избежать, мы в своей работе готовим множество документов для членов команды, принимающих участие в организации действа. Среди них – общий сценарный план мероприятия, логистическая схема, планы расположения декораций, координации служб и пр. Это позволяет каждому участнику процесса понимать смысл происходящего и при необходимости изменять взаимодействие людей. Также мы тщательно проводим предварительное моделирование ситуации во время подготовки и проведения мероприятия.

Обычно проводятся два-три общих собрания основного коллектива, готовящего мероприятие, что необходимо для хорошей координации работ. Во время таких собраний становится понятно, каких неожиданностей тут можно ожидать и как решать возникшие проблемы. У каждого из участников процесса своя сфера ответственности, а также дублирующая роль (на случай непредвиденных ситуаций).

Если риск велик и невозможно учесть все нюансы (например, мероприятие проводится на площадке, на которую вы не имеете доступа ранее определенного срока, или нет возможности отрепетировать сложные действия, в частности монтаж и эксплуатацию дорогостоящего оборудования), мы рекомендуем создавать численный запас персонала. Тогда при необходимости основной персонал будет решать возникшие проблемы, а дублирующий – осуществлять главную задачу проекта.

Ошибка шестая: неучтение возможных непредвиденных расходов

Думаю, многим знакома ситуация, когда, к примеру, вы в хорошем настроении приходите в ресторан в надежде на прекрасный вечер (ведь столько сил было вложено в его организацию множеством людей) и вдруг оказывается, что:

для того чтобы включили свет, нужно дополнительно заплатить 500 долларов (такой случай произошел недавно с одним из наших партнеров – банком);

за пользование посудой надо доплатить;

стулья (всего 600 штук) не расставлены так, как необходимо для рассадки гостей, мероприятие начинается через два часа, и чтобы все успеть вовремя, вам необходимо дополнительно нанимать технический персонал. Такой малоприятный эпизод был однажды и в нашей работе;

для того чтобы ваши музыканты могли выступить на сцене, нужно заплатить «местным» музыкантам 500 долларов (якобы за аренду) и пр.

В ответ на ваш вопрос «Почему же вы раньше не сказали?!» администратор разводит руками и говорит, что:

• был болен и не мог с вами общаться;

• вы вели переговоры с другим администратором, а его вчера уволили и новый ничего не знает о ваших договоренностях;

• в заведении всегда были них такие правила, и это ваши проблемы, если вы их не знаете…

Вы, конечно, понимаете, что если подадите в суд на этого администратора (или ресторан), то непременно выиграете но мероприятие должно начаться через два часа и и за это время вы не успеете даже подать иск.

Поэтому вы вынужденно платите необходимую сумму, а потом идете сдаваться на милость вышестоящему менеджеру компании – вдруг он войдет в ваше положение? А именно на это и был расчет таких горе-подрядчиков.

Как избежать подобных ситуаций? Не стесняться задавать вопросы даже проверенным партнерам и оформлять, как уже говорилось, все договоренности письменно. Многие наши соотечественники приучены к вере в честное слово. Именно этим и злоупотребляют некоторые недобросовестные подрядчики. В отдельных случаях может иметь быть искажение передачи информации, и лучшее средство против этого – тщательно прописанный договор.

А чтобы избежать перерасхода бюджета, добавляется отдельная статья – «Непредвиденные расходы». Как правило, она составляет от 0,5 до 5% от общей суммы. Что касается нашей работы, то, поскольку практически ни один наш клиент не оплачивает эти расходы, мы стараемся заранее основательно просчитывать все и предварительно согласовывать с клиентами каждую цифру в бюджете мероприятия.

Ошибка седьмая: все пьяны…

Не секрет, что основное внимание при организации праздника у нас традиционно уделяют питанию. В 99% случаев фуршет – главнейшая статья бюджета любого мероприятия. Так, за всю мою восьмилетнюю практику организации мероприятий у нас не было ни одного случая отравления на фуршете, но были, увы, случаи неумеренного употребления алкоголя. То есть с едой все было в порядке, а вот с напитками…Что сделать для того, чтобы гости не переусердствовали со спиртным?

Многие наши клиенты еще при первой встрече предупреждают: «Мы любим выпить». Наше правило – идти навстречу клиенту, тем не менее мы не можем согласиться с тем, что это возводится в закон, поскольку основная задача корпоративных и других мероприятий – это работа с приглашенной аудиторией и получение нужного отклика, способствующего определенным бизнес-задачам.

Что же происходит, когда гости массово злоупотребляют спиртным? Это значит, что все средства, потраченные на празднество, выброшены, собственно говоря, на ветер, поскольку гости, скорее всего, не воспримут ту идею, которую должно донести до них это мероприятие! Кроме того, они вернутся домой в плохом самочувствии и будут воспринимать организованный для них праздник исключительно как попойку с печальными для здоровья последствиями. И прекрасные декорации, оригинальные сценарные ходы, именитые ведущие и прочие атрибуты статусного мероприятия окажутся совершенно бесполезными. А его основная идея может вообще не прозвучать.

Недавно нам пришлось провести для одной логистической компании мероприятие, посвященное открытию нового склада. Сотрудников изо всех регионов пригласили на торжественную церемонию его открытия. Мы придумали сценарий с торжественным перерезанием ленточки и увлекательной корпоративной игрой, посвященной истории компании. Но, увы, в последний день перед праздником клиент сообщил, что принято решение докупить еще 190 бутылок вина (в дополнение к пиву и шампанскому). Стояла тридцатитрехградусная жара, на тентах решили сэкономить, съестное заказали из того расчета, что будут фуршет и барбекю в течение двух часов. Естественно, приняв более литра алкоголя на каждого под палящим солнцем при недостаточном количестве закуски, гости вряд ли хорошо повеселились на открытии нового склада…

Не уверена, что они запомнили торжественные слова, сказанные в середине мероприятия, и вряд ли будут гордиться компанией, которая проявила такую своеобразную заботу о людях, найдя средства на постройку склада и выпивку, но не подумав о защите от летнего зноя и полноценном питании. Кроме того, думаю, компании стоило позаботиться и просто о здоровье и безопасности своих сотрудников, организовав ввиду трудностей с бюджетом, как и задумывалось изначально, увлекательную игру на свежем воздухе, а не откровенную попойку.

Как же избежать ситуации, когда люди чересчур увлекутся спиртным и не станут участвовать в задуманной вам программе? Для этого существует несколько простых способов, если вам доподлинно известно, что участники действа – публика пьющая:

1. Люди должны быть постоянно заняты (конкурсы, общение, танцы, номера с участием артистов или коллег) – вот самые простые и не требующие особых денежных вложений варианты.

2. Не следует выносить сразу большое количество алкоголя – аперитив должен быть тщательно рассчитан, не более 50–70 граммов спиртного на человека.

3. Ни при каких обстоятельствах не следует побуждать людей пить. Надо полностью исключить конкурсы типа «кто больше выпьет» (мне известен один летальный исход такого конкурса) и сократить до минимума тосты, если они предполагаются.

4. Закуски следует выносить на протяжении всего вечера с небольшими перерывами в 25–30 минут.

Следуя этим простым правилам, мы избежали множества печальных последствий и не раз слышали: «Это был первый случай, когда, вместо того чтобы пить, мы были заняты увлекательной игрой. Спасибо!»

«… И опыт, сын ОШИБОК трудных…»

Таким образом, мы вкратце изложили основные ошибки, которые могут возникнуть при организации праздников. Естественно, жизнь полна неожиданностей, и все предусмотреть невозможно, но, надеюсь, наши советы уберегут вас от многих досадных недоразумений и сложностей.

Н. Пигулевская

Источник: ya-1.com.ua

Занимаясь организацией живого мероприятия, организаторы, так или иначе, допускают ряд ошибок при работе с информационными партнерами. Чтобы избежать подобные ошибки, о которых вы можете даже не догадываться, читайте нашу новую статью, и вы узнаете, что поможет вам более эффективно работать с партнерами.

Ошибки организаторов живых мероприятий при работе с партнерами

1. Бартер. Одно из заблуждений организаторов состоит в том, что они полагают, что партнерам не нужен бартер, то есть билеты на мероприятие. Но это заблуждение возникло либо из-за отсутствия практики в бартере, либо из-за не правильного подхода к этому вопросу.

Взамен информационной поддержки мероприятия, партнерам можно предложить следующее:

Билеты. Примерно 20-30% об общего количества билетов необходимо выделить для обмена с информационными партнерами.

PR. Инструменты пиара могут быть разными — это и логотип на билетах, слова благодарности со сцены, логотип на сайте с рекламой информационного партнера, буклеты в раздаточных материалах, прокат видеоролика во время перерыва на мероприятии, стойка партнера с его промо-продукцией.

Партнера можно пропиарить как во время рекламной кампании, так и во время проведения самого мероприятия. Так же можно пропиарить партнера и после мероприятия в ваших отчетах о проведенном ивенте. Можно предложить 30-40 вариантов пиара, который способствует узнаваемости компании-партнера, следовательно, приводит клиентов.

Клиенты. Всегда можно предоставить партнерам свои ресурсы для поиска клиентов. Не клиентскую базу как таковую, а площадку, где партнер может найти свою целевую аудиторию, которой интересен товар или услуга вашего партнера.

Самый экономичный способ это проведение партнерами промо акции, либо розыгрыша со сбором визиток взамен на какой-нибудь приз. Чем дороже приз, тем больше лидов они соберут для последующего прозвона. Таким образом, вы предоставляете партнерам не просто клиентов, а целевых клиентов, которые им нужны.

2. Подход в коммерческом предложении «Мне надо». Еще одна распространенная ошибка организаторов мероприятия — это концентрация на себе и своих целях при взаимодействии с партнерами.

Следует избегать подхода «я хороший и мне это надо», а выстраивать коммуникацию в коммерческом предложении, исходя из того, что сам организатор может дать компании-партнеру.

Если коммерческое предложение составлено с посылом, «чем я могу вам помочь», то интерес к предложению будет гораздо выше. Как минимум письмо с предложением будет прочитано до конца.

Соблюдая определенные требования к составлению коммерческого предложения, любой организатор увеличивает шансы получить согласие партнера на участие в рекламной кампании мероприятия.

Поэтому коммерческое предложение должно быть коротким, приятно оформленным по дизайну, с посылом, чем вы можете помочь и пояснением, почему вы обратились именно в эту компанию, а не в другую.

3. Работа с ответом «Нам не интересно». Чтобы минимизировать подобный ответ, важно проконтролировать, что бы коммерческое предложение получил руководитель или лицо, принимающее решение, которые заинтересованы в продажах и новых клиентах.

Важно правильно донести до потенциального партнера ту выгоду, которую он получит — целевых клиентов, PR, продажи. Именно от этого зависит, насколько реже организатор будет слышать фразу «Спасибо, но нам не интересно».

4. Я дам вам столько, сколько и вы мне. С одной стороны вполне справедлив и оправдан подход соразмерного обмена. Но с другой стороны, если организатор планирует завязать долгосрочные отношения с партнерами, почему бы не дать им больше, чем договаривались изначально. Такой подход помогает работать с всегда теплой базой партнеров, к которым в любой момент можно обратиться, а не искать новых.

Отдавая больше, организатор формирует базу лояльных партнеров на долгие годы. Поэтому стоит взять за правило давать больше. Например, организатор договорился за рекламу мероприятия отдать 10 билетов партнеру, то помимо всего можно попросить предоставить логотип компании, чтобы разместить на сайте в качестве информационных партнеров.

Еще один способ дать больше — это поблагодарить компанию-партнера за оказание информационной поддержки непосредственно на самом мероприятии либо в начале, либо в конце. Все эти действия не затратны с финансовой точки зрения, но этими действиями вы даете больше и привязываете партнера к себе.

5. Организаторы обращаются к партнерам перед проведением мероприятия. Подход «я позвоню, когда мне надо» не эффективен. Поэтому встречаться нужно не только тогда, когда вам это нужно непосредственно для организации мероприятия. Можно организовать свой ивент, приуроченный к дню компании, к празднику и пригласить потенциальных партнеров, а так же тех, с кем вы уже работали. Таким образом, наладив дружеские взаимоотношения, всегда можно рассчитывать на взаимовыгодное сотрудничество.

6. На бесплатном не заработать — еще один распространенный миф при организации мероприятий. На бесплатном ивенте можно продавать спонсорские пакеты. Например, партнер может раздавать бесплатные карты для посещения фитнес-клуба, воспользовавшись услугами которого, клиенты приобретут полноценные карты.

Таким образом, следует предложить партнерам провести какую-нибудь промо-акцию, результатом которой станет сбор контактов, которые в будущем могут стать их клиентами.

7. Все это, конечно, хорошо, но у меня по-другому… Так думают многие организаторы мероприятий, забывая при этом, что не важно, какого масштаба мероприятие, организация проходит определенные этапы — коммерческое предложение, холодные звонки, обсуждение условий сотрудничества. Поэтому обязательно применяйте вышеприведенные советы при общении с потенциальными информационными партнерами .

Таким образом, работая с информационными партнерами при организации мероприятия, следует выстраивать взаимоотношения таким образом, чтобы можно было рассчитывать на долгосрочное сотрудничество.

В бизнесе, как и в жизни, работает подход — чем больше мы отдаем, тем больше получаем. Поэтому занимаясь организацией ивента, стоит подумать о том, что вы можете дать партнерам, чтобы они хотели продолжать сотрудничество.

Хотите узнать, что такое партнерский маркетинг в интернете и как он может помочь вашему бизнесу? Тогда прямо сейчас получите инструкцию «Как зарабатывать на партнерском маркетинге». 

Получите план по созданию онлайн-бизнеса с доходностью 200-500 тысяч рублей за 120 дней. Записывайтесь на открытый онлайн-мастер-класс!

Привет, это Emodika — маркетплейс онлайн-подарков. Мы часто работаем с ивент-агентствами и знаем, какие ошибки допускают организаторы.

Разбираем самые частые и критичные ошибки в организации мероприятий. Зная эти пункты, вы сможете избежать их.

1. Забыть о целях мероприятия

На что направлен фокус мероприятия? Чего вы пытаетесь достичь и как измеряете успех? Это важные вопросы при подготовке любого ивента. Кто-то думает только про получение прибыли, но не только об этом нужно переживать.

Сформулируйте чёткие цели, KPI и составьте общий план. Держите цели на видном месте, чтобы каждое решение принималось с их учетом. Убедитесь, что вся команда знает и разделят их.

2. Пытаться сделать все самостоятельно

Планирование мероприятий — это командная работа. Чтобы завершить дело, нужны отдельные исполнители, подрядчики и рядовые менеджеры. Если вы сами погрузитесь в текучку, с большой вероятностью вы упустите важные организационные задачи. Нанимайте членов команды, которые это понимают, и крепко за них держитесь.

Не стоит экономить на команде — работа с друзьями и по бартеру может обернуться срывом сроков или некачественным выполнением.

Будьте более эффективными: делегируйте задачи, которые не требуют вашего внимания. Сами — занимайтесь важным.

3. Выбрать неудобную площадку

Выбирать площадку с мыслью сэкономить на ней — плохая идея. Главное правило: комфортная площадка — довольные гости.

Большое помещение с небольшим количеством людей может произвести впечатление менее успешного мероприятия. Но это лучше, чем маленький зал, переполненный зрителями. Можно постараться сократить помещение, если гостей окажется меньше. Например, сгруппировать столы, организовать лаунж-зону или место для нетворкинга.

Стоит заранее узнать, можно ли увеличить количество мест, если гостей будет больше ожидаемого. Если вы находитесь на грани вместимости, выбирайте помещение побольше.

4. Не понимать свою аудиторию

Без позиционирования мероприятия есть риск потеряться — для кого делается ивент? Зачем это людям?

Без понимания аудитории вы не сможете предложить подходящий оффер для людей, выбрать подходящих спикеров. Как настраивать рекламу, на кого ориентироваться? Слитый бюджет и нерелевантные гости не нужны ни вам, ни самим гостям.

5. Работать без сметы

Не иметь плана по бюджету — шаг смелый, но в корне неверный.

Важно заранее иметь понимание основных пунктов расходов. Ведь если не иметь ориентир по общей стоимости, очень легко потратить сверх суммы.

Посчитайте возможный доход до мероприятия: какая будет цена билета и сколько гостей ожидается.

6. Ошибиться с датой ивента

При выборе даты мероприятия нужно обязательно учитывать праздники, выходные, рабочее время. Есть ли в ближайшие недели конкурентные ивенты, которые могут увести аудиторию?

Пункт очевидный, но мы бы его не писали, если бы ошибка не была настолько регулярной.

7. Не предлагать дополнительную ценность

Повысить интерес аудитории к мероприятию можно через подарки, бонусы и дополнительные материалы. Послушать интересных спикеров — уже хорошо, но гость будет больше заинтересован при дополнительном оффере.

Подарки — эффективный способ установить контакт с гостями и повысить лояльность. Что дарить на мероприятиях, мы рассказывали в прошлой статье.

8. Не делать постпродакшн

Работа над мероприятием не заканчивается его проведением. После каждого ивента ваши соцсети и сайт должны пестрить фото и видеоотчётами. Пост-релизы в СМИ, работа с партнёрами — неотъемлемая часть после каждого ивента.

При планировании следующих ивентов гораздо проще привлечь аудиторию, если есть наглядные материалы с прошлых событий. А совершить повторную продажу лояльным клиентам в десятки раз проще, чем привлечь новых.

Заключение

Планирование, добросовестная подготовка, понимание своей аудитории — необходимый минимум при подготовке любого ивента. А ошибки легче не допустить, если о них знать и отработать заранее.

Плохой организатор или плохая организация мероприятия? Люди разбираться не будут, а вам это будет стоить репутации. Как организовать мероприятие правильно и какие ошибки при проведении мероприятия можно избежать? Подробнее в статье.

Собрали для вас список event-ошибок, которые могут стоить вам репутации в нише организации конференций и форумов. Хотите, чтобы мероприятие прошло по высшему разряду? Постарайтесь не наступать на эти грабли. А еще лучше прочитайте книгу «Event-маркетинг: всё об организации и продвижении событий».

Итак, поехали.

Ошибка 1. С вами сложно связаться

У вас нигде не указан телефон и email для связи. Ни на сайте, ни в социальных сетях. Или оператор чата на сайте постоянно офлайн. Если же контакты указаны, то вы отвечаете на запрос неделю, к телефону подходите строго с 10 до 18 в рабочие дни, на большинство вопросов отвечаете «не знаю». Причем разговариваете максимально незаинтересованным и скучным голосом, сухо отвечая на вопросы и не задавая встречных.

Ошибка 2. Отдел продаж впаривает услуги

Вы наняли навязчивый отдел продаж, который впаривает участие любой ценой. Тот самый, который говорит: «Неужели вы не хотите стать лучшей версией себя?», «Я настоятельно рекомендую вам купить билет в кредит» и «У нас осталось всего 4 билета подходящей вам категории, не советую затягивать, давайте прямо сейчас вместе со мной оформим покупку». Тот самый, где менеджерам скинули общую базу, не разделили её, и участникам названивают каждый день по три раза разные люди с предложением билетов на ваше событие.

Ошибка 3. Вы сэкономили на команде

Ваш выбор — команда немотивированных непрофессионалов и друзей, сидящих без работы (зато дешево!). У вас есть приятель-дизайнер, который давно говорил, что ему не найти заказы; есть подруга жены, которая до декрета работала продавцом и может постоять на регистрации, и есть брат-второкурсник, которому лень учиться и его можно попросить общаться с поставщиками.

Ошибка 4. Меняете программу и не сообщаете заранее

Вы меняете спикеров, отменяете заявленные выступления, но не сообщаете об этом нигде заранее. С кем-то из спикеров не смогли договориться — в нужную дату он занят, а другой попросил слишком большой, по вашим меркам, гонорар. Вы отказываете им, но с сайта убирать не спешите — ведь их имена известны и кто-то купит билет именно ради них.

Ошибка 5. Неудобная площадка

Площадку вы выбираете, исходя из возможности сэкономить, а не из того, какая бы идеально подошла. Если цена вас устроит, вы готовы будете мириться с тем, что вход в зал через катакомбы цехов и коридоры без ремонта, за стеной будут штробить, а оборудование вы будете брать самое дешевенькое, которое заглючит или сломается в самый неподходящий момент. Но устроит ли это людей, заплативших вам деньги?

Ошибка 6. Работаете без сметы

Бюджет вы не планируете, смету в глаза не видели, оптимистично уповаете на деньги спонсоров. Нельзя планировать то, чего пока нет — такая мысль посещает многие команды организаторов, и они вписывают в табличку только то, что фактически потрачено/заработано. Ну и ждут, когда, наконец, придёт щедрый партнёр и закроет расходы, которых становится все больше.

Ошибка 7. Цена по принципу «сколько хочется заработать»

То есть вы не делаете анализ рынка и его реалий. Вы хотите миллион — поэтому билет будет стоить в три раза дороже, чем у конкурентов. И вы надеетесь, что люди ценят дорогой продукт и обязательно его купят. Но часто это оказывается не так.

Ошибка 8. Не выполняете обязательства по платежам перед подрядчиками

Потому что считаете, что они никуда не денутся, приедут и отработают. «Деньги будут позже», «деньги будут завтра», «мы вам обязательно заплатим», «вот вам гарантийка» — мантры организаторов, которые допустили ошибку номер 6 и многие другие.

Ошибка 9. Вы экономите на материалах, оборудовании и подрядчиках

Или берёте самое дешевое. Это возможно ровно до первого фейла — когда к вам не приедут, или не выполнят условия по договору, или привезут не то, или привезут неисправное, или привезут не туда и не тогда, когда нужно. То же и с материалами — можно не сделать бейджи, думая, что это простимулирует людей подходить друг к другу и узнавать имена.. но это так не работает.

Ошибка 10. Много платных докладов в программе

Вы ставите побольше платных докладов, потому что считаете, что деньги важнее контента (и вообще, какая разница, платный доклад или нет). Аудитория готова слушать платные доклады, только если они очень, очень полезные. Как правило, коммерческому спикеру нужно помогать намного больше, чтобы его хотели слушать — да даже просто чтобы на его доклад захотели прийти. А представьте, что будет, если у спикера, заплатившего вам деньги, будет пустой зал?

Ошибка 11. Не модерируете презентации

Вы считаете, что «пусть спикеры сами постараются». Вам может быть лень, вы можете быть не компетентны в теме доклада — и думать, что передали ответственность за качество контента спикеру, а он эту ответственность принял. Но есть нюансы…

Ошибка 12. Не проверяете оборудование и площадку заранее

Вы считаете, что севшие батарейки и неработающий проектор ещё никого не убили, плавающий звук будет вашей фишкой, а нехватка стульев скажет всем, что событие популярное (а не правду — что у вас на больше стульев денег не хватило). Приехать заранее и всё перепроверить — нафиг. Прийти на площадку накануне и всё настроить, чтобы избежать косяков — нафиг. Вы не хотите платить дополнительную аренду.

Ошибка 13. Сбитый тайминг

Вы сбиваете тайминг мероприятия, потому что не видите в этом проблемы. Что с того, что человек пришёл на конкретного спикера, а он уже выступил раньше, потому что предыдущий не пришёл и вы их местами поменяли? И что с того, что кто-то выступает намного дольше заявленного — он же хэдлайнер.

Ошибка 14. Нет еды и воды

Вы не даёте людям воду и еду — ни бесплатно, ни за деньги. Не заложили в бюджет, не спланировали кофе-точку за деньги — подумаешь, разве это настолько важно? А людям всегда нужна вода, как это ни странно.

Ошибка 15. Планируете обойтись без участия волонтеров в мероприятиях

Вы уверены, что люди сами разберутся со всеми вопросами, они взрослые и самостоятельные. Им нужно найти зал? Уточнить расписание? Получить закрывающие документы? Пусть найдут кого-то, кто им поможет, незачем привлекать дополнительно волонтёров. 

Ошибка 16. Нет перерывов

Вы делаете доклады сплошным потоком без перерывов. Те, кому кому надо отлучиться, сами найдут для этого возможность. Люди сидят в центре зала, чтобы выйти, им нужно поднять других. Люди не могут пообщаться или отойти покурить — зато какая динамика, ни минуты впустую.

Ошибка 17. Нет нетворкинга

Вы не продумываете нетворкинг и не даёте людям возможностей знакомиться и общаться. Все взрослые, кому надо — найдут возможность познакомиться. Не будут знакомиться — значит, им это не нужно. А между тем сделать зону для общения недорого и несложно.

Ошибка 18. Вы не ставите навигацию

Вы полагаете, что взрослые и самостоятельные люди спросят или найдут всё сами. На площадке всего два этажа и 6 залов, плюс люди будут видеть, куда идут другие. Заодно познакомятся, пока ищут зал — так даже интереснее.

Ошибка 19. Приглашаете любых партнёров

Вы подписываете любых партнеров и ставите в фойе хоть ставки на спорт, хоть MLM — главное, чтобы вам заплатили за это. Если не думать о репутации, она напомнит вам о себе сама. Есть очень мало аудиторий, которые будут рады таким стендам и найдут на них для себя что-то полезное.

Ошибка 20. Не привлекаете фотографов

У всех участников есть телефоны, пусть снимают сами. Фотографии на фоне прессвола, друг с другом, с брендированным микрофоном? Ах да — вследствие ошибки No 9 у вас ничего этого нет. Значит и правда, снимать практически нечего.

Ошибка 21. Вы не рассылаете обещанные записи докладов и презентации

Ведь их всё равно никто не смотрит. А может, из-за ошибок 9 и 12 у вас нет этих материалов, так как техника дала сбой?

Ошибка 22. Забываете о конференции на утро после её проведения

Не делаете посты в соцсетях, не благодарите участников и партнёров, не планируете рассылку с материалами.

Мы регулярно видим десятки ошибок, которые допускают организаторы событий, и решили запустить в Telegram-канале ещё серию постов об этом. Подписывайтесь и изучайте.