Если верить известной поговорке, сапер имеет право только на одну ошибку. Бухгалтер в своей работе тоже часто идет по своеобразному минному полю. Но в отличие от действий сапера, ошибки в учете не столь фатальны и в некоторых случаях — исправимы. Но, конечно, это не означает, что к ним можно относиться легкомысленно. Рассмотрим, какие встречаются ошибки в работе бухгалтера и как их исправить.
Какие действия бухгалтера считаются ошибками бухучета
Все данные бухучета основаны на первичных документах. Поэтому нарушения при заполнении первички, естественно, приводят к искажению учетных данных:
- Технические ошибки (опечатки).
- Ошибочное заполнение из-за незнания правил. На сегодня предприятия имеют право разрабатывать большинство форм первички самостоятельно. Но в любом случае документ должен соответствовать требованиям ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухучете» от 06.12.11. Если в нем отсутствует один из необходимых реквизитов (например, дата или подпись ответственного лица), то на основании такого документа нельзя делать бухгалтерские записи. Кроме того, некоторые формы по-прежнему строго регламентированы. В первую очередь это относится к кассовым и банковским документам.
- Отсутствие необходимых документов. Для каждой хозяйственной операции нормативными актами предусмотрен необходимый набор первички, подтверждающий ее совершение. Например, для списания командировочных расходов необходимы приказ о командировке и авансовый отчет. Поэтому если любого из этих документов нет, то соответствующая бухгалтерская запись будет недействительной.
Затем данные первичных документов обрабатываются и заносятся в информационную базу. На этом этапе также возникают ошибки:
- Опечатки при переносе данных.
- Ошибки при расчетах. Данные из первички не всегда напрямую переносятся на бухгалтерские счета. Нередко перед этим необходимо провести достаточно сложные расчеты. В первую очередь ошибки здесь возникают при калькулировании себестоимости и начислении заработной платы. В обоих этих случаях специалист должен учесть множество нюансов, чтобы верно определить сумму проводки.
- Неверные проводки. Даже если документ составлен верно, а сумма определена без ошибок, она в итоге может попасть «не туда». Например, нередко возникают ошибки с распределением затрат на производство между 20, 25 и 26 счетами.
Частые ошибки главных бухгалтеров
Главный бухгалтер координирует учетную работу в целом. Также он обычно отвечает и за составление отчетности. На небольших предприятиях главбух часто ведет и какой-либо сложный участок, например, начисление зарплаты.
Ответственность главного бухгалтера с 2019 года
Поэтому ошибки главного бухгалтера могут быть как учетными, подобными рассмотренным выше, так и организационными:
- Неверное распределение обязанностей между сотрудниками. Разные участки бухучета имеют свою специфику и требуют от исполнителей различных качеств. В каких-то случаях необходимы только внимание и скрупулезность, а в других — нужна и способность решать нестандартные задачи. Поэтому, если распределять работу без учета профессионального опыта специалистов, то в дальнейшем неизбежны проблемы.
- Ошибки при формировании учетной политики. Несмотря на то, что бухучет достаточно жестко регламентирован законом, возможность для выбора вариантов его ведения все равно остается. Выбранные методики по всем разделам учета подлежат отражению в учетной политике. Недостаточно продуманный выбор, например, вариантов списания производственных затрат или начисления амортизации, может привести к серьезным финансовым потерям для организации.
- Использование устаревших отчетных форм. Бухгалтерское и налоговое законодательство часто меняется. Это, естественно, отражается и на формах отчетности. Поэтому главбух должен постоянно отслеживать все изменения и всегда использовать актуальные бланки.
- Неверное заполнение отчетности. Даже если все исходные данные собраны верно, ошибки могут возникнуть уже на этапе составления отчетов. Для каждой бухгалтерской или налоговой формы существуют подробные инструкции, которых необходимо строго придерживаться.
Последствия искажения учета
Ошибки бухгалтерии могут повлечь за собой негативные последствия как для самой компании, так и для должностных лиц:
- Административные штрафы за искажение учета. С виновных в этом случае может быть взыскано до 20 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Но если бухгалтер самостоятельно нашел ошибку до утверждения отчетности, то он освобождается от наказания.
- Налоговые санкции. Статья 120 НК РФ предусматривает за искажение учетных данных штраф в сумме от 10 до 30 тыс. руб. Если же ошибки повлекли за собой занижение облагаемой базы, то с налогоплательщика взыщут 20% суммы недоимки, но не менее 40 тыс. руб.
- Санкции за нарушения трудового законодательства. Здесь речь идет в первую очередь о недоплате вознаграждения работникам из-за ошибок в учете. Статья 5.27 КоАП РФ предусматривает за это штрафы в сумме до 20 тыс. руб. для должностных лиц, до 5 тыс. руб. — для ИП и до 50 тыс. руб. — для организаций.
- Потери, связанные с неверным отображением учетной информации. Например, если ошибочно исчислена себестоимость, то компания будет продавать продукцию с убытком, либо по чрезмерно завышенной цене. Искажение расчетов с контрагентами может повлечь за собой нарушения договорных обязательств. В дальнейшем это может привести к штрафным санкциям или даже к разрыву отношений с партнерами.
Нарушения налогового и трудового законодательства в определенных случаях предусматривают и уголовное наказание. Но рассматривать этот вариант сейчас не будем, т.к. статья посвящена ошибкам, а уголовные санкции за экономические преступления применяются при доказанном умысле.
Ответственность бухгалтера за налоговые правонарушения
Исправление ошибок в учете и возможные трудности
Каковы бы ни были причины — в итоге ошибка выражается в искажении данных отчетности. Порядок ее исправления зависит от того, как быстро удалось найти отклонение (ПБУ 22/2010).
|
Период обнаружения ошибки |
Период исправления |
|---|---|
|
до конца отчетного года |
месяц обнаружения |
|
по окончании отчетного года, но до сдачи отчетности |
декабрь отчетного года |
|
после сдачи отчетности |
текущий год |
Самый безобидный случай — когда ошибка обнаружена до закрытия расчетного периода. Обычно это — месяц. В этом случае на практике часто просто ликвидируют неверный документ и заменяют правильным.
Однако и здесь не все так просто. Во-первых, необходимо проверить, чтобы все внесенные в бумажные документы изменения своевременно попали в информационную базу. Особенно это актуально для крупных компаний со сложной системой обмена данными.
Важно!
Если бухгалтер допустил ошибку в документе, связанном с «внешними» расчетами (например, в отгрузочной накладной), то ситуация усложняется. Тогда необходимо, чтобы изменения были произведены и в учете контрагента. В противном случае при проверке у налоговиков неизбежно возникнут вопросы.
В подобных ситуациях обычно уже не получается ограничиться простой заменой документов. Чтобы исправить ошибку, бухгалтерам приходится производить дополнительные операции, например, обратную реализацию части отгруженного товара.
Если же период был закрыт и отчетность сдана, то проблем у организации будет намного больше. Обычно учетные ошибки приводят и к искажению налогов. Если налог был занижен, то после сдачи исправленной декларации предприятию придется доплатить разницу, а также пени.
Уточненная декларация по НДС
Возможна и ситуация, когда учетные ошибки изначально привели к завышению обязательных платежей. В этом случае новая декларация с уменьшенной суммой неизбежно привлечет внимание проверяющих. Налоговики обязательно проведут «камералку», а возможно — это станет аргументом и для включения компании в план выездных проверок.
Особенно опасны ошибки, допущенные при начислении зарплаты. Здесь работодатель несет потери сразу на нескольких «уровнях»: санкции могут быть применены как по трудовому, так и по налоговому законодательству, кроме того, снижается лояльность сотрудников.
Счетные ошибки при начислении заработной платы
Причем проблемы у компании возникнут не только при занижении, но и при завышении сумм выплат персоналу. Во-первых, в последнем случае занижается база по налогу на прибыль или по УСН. Кроме того, вернуть излишне выплаченные сотрудникам суммы удается далеко не всегда. По закону работодатель имеет на это право только в случае, когда причиной переплаты являются счетная (арифметическая) ошибка (ст. 137 ТК РФ).
Как избежать ошибок в учете
Итак, ошибки бухгалтерской деятельности часто возникают из-за человеческого фактора. И не имеет значения, о ком идет речь — о начинающем специалисте или опытном главбухе — полностью застраховаться от ошибок невозможно.
Но можно существенно снизить их вероятность и смягчить возможные последствия. Учет в 1C-WiseAdvice значительно снижает риски по сравнению с традиционной бухгалтерией:
- Каждый участок ведет сотрудник, специализирующийся в этой области. Все специалисты проходят отбор и регулярно повышают свою квалификацию.
- Сложные моменты и изменения законодательства отслеживают специальные сотрудники.
- Все учетные операции проходят многоуровневую систему контроля, включающую автоматизированную проверку.
- И даже если ошибка все-таки появится — договор предусматривает ее полное покрытие за счет средств нашей компании.
Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?
Подпишитесь на обновления блога
«Вам не страшно работать бухгалтером?». Такой вопрос — не редкость, особенно после того, как на законодательном уровне утвердили возможность взыскивать налоговую задолженность компании с главного бухгалтера.
Да, работа нервная и ответственная. Хороший бухгалтер должен обладать нечеловеческой внимательностью, повышенными способностями к концентрации и всегда быть в тонусе. Поговорка «не ошибается только тот, кто ничего не делает» тут не работает, потому что цена ошибки бухгалтера слишком высока.
Давайте посмотрим, какие промахи могут стать фатальными для бухгалтера, и, самое главное, как их избежать.
Главные ошибки бухгалтера
1. Неиспользование возможностей минимизации налоговой базы
Не самая критичная, но одна из самых дорогих ошибок бухгалтера. Если специалист досконально знает Налоговый Кодекс, то он может сэкономить компании немалые суммы. Например, если фирма понесла серьезные убытки из-за изменения курса рубля, то бухгалтер может поступить двумя способами: списать полученный убыток в полном объеме, как это многие привыкли делать, или воспользоваться возможностями статьи 141 по переносу убытка на последующие налоговые периоды. За первый способ никто не накажет, зато второй может повысить ценность сотрудника и его репутацию, ведь ему удалось сохранить финансовую привлекательность для инвесторов и кредиторов, не показав убыточный баланс.
2. Отсутствие привычки проверять все реквизиты
Главным правилом бухгалтера должно быть: «Проверь еще раз». Часто в спешке мы отправляем документы без доскональной перепроверки. Невнимательность — главный враг на рабочем месте. Да, все ошибаются. Но когда ошибается менеджер по продажам — конца света не случается. Когда ошибается бухгалтер — он подставляет под удар и компанию, и себя.
К примеру, бухгалтер морского торгового порта в Одесской области по невнимательности допустила подписание реестров перечисления алиментов с недостоверными сведениями на банковские счета сторонних граждан. Цена этой ошибки — 1,5 млн гривен.
3. Неотслеженные правки других пользователей
«Ой, я забыл тебе сказать, что поправил сумму, мы с клиентом в последний момент передоговорились». Особенно эти «ой» опасны, когда правки вносятся задним числом, а у вас уже все посчитано по старой информации.
Казалось бы, при чем тут тогда ошибка бухгалтера, если правки внес другой человек? Все просто: ошибка бухгалтера была в том, что у него нет ни уведомлений о правках, ни смекалки на то, чтобы эти правки запретить на программном уровне. Не хотите отвечать за чужие ошибки? Не давайте другим ошибаться.
4. Упущенная упрощенка
Распространенная ситуация: компания на УСН отказывается от полноценного учета и ведет бухгалтерию в книге доходов и расходов. Соблазн «не заморачиваться» велик, но по факту он выдает лишь недальновидность финансовой стратегии.
Да, на упрощенной системе налогообложения разрешено учитывать финансы в книге доходов и расходов, но в ней слишком легко упустить момент, когда компания превысит допустимый лимит выручки и потеряет право на УСН. Тогда как при ведении полноценного учета можно заранее увидеть, что, например, крупную сделку из четвертого квартала можно провести в первом квартале нового года и сохранить привилегии упрощенки.
5. Отсутствие первички
Мы все знаем, что операция, проведенная без первичной документации, не имеет никакой силы, но продолжаем верить менеджерами, которые «клянусь, в понедельник принесу» — а в каком месяце и даже году будет этот понедельник, не уточняется.
Ответственность в итоге будет нести не забывчивый менеджер, а персонально вы. Как и в случае правок, легко обвинить другого и сделать вид, что это не ваша вина, но не забывайте о приоритетах и интересах. Менеджер уже заключил сделку и забыл о документах, у него нет мотивации предоставить документы. Ваша задача — эту мотивацию создать. Иначе штраф от 5 до 10 тысяч будет ваш.
6. Неверные проводки, путаница с корреспонденцией счетов
Шуточки про то, как «дебет с кредитом» не сходится смешны только для тех, кто никогда не делал сложные проводки. Неверные проводки смело входят в топ самых распространенных бухгалтерских ошибок. Даже опытные специалисты допускают ляпы в сложных проводках и путаются в корреспондирующих счетах, а новичкам и подавно надо по десять раз все перепроверять и советоваться со старшими коллегами.
7. Слепое выполнение указов руководства
Чтобы сохранить УСН, компания может пойти на многое. Но одно дело — провести крупную операцию в другом квартале, и совсем другое — не провести вообще. Например, компания, которая занимается грузоперевозками, в конце года получила крупное взыскание долгов на 25,5 млн. Чтобы не потерять УСН, директор отдал распоряжение бухгалтеру не учитывать эту сумму. Устное распоряжение.
В суде ничего доказать не удалось. Налоговый долг компании в 5,7 млн будет списан с бухгалтера.
На те же грабли наступил бухгалтер крупного интернет-магазина электроники, которого арестовали за неприменение онлайн-касс. Да, это было решение руководства: и кассы не применять, и налоги не платить. Но отвечать в итоге пришлось бухгалтеру.
За что и как могут наказать бухгалтера?
Бухгалтеру вообще много и часто приходится отвечать. Для этой профессии предусмотрено пять видов ответственности:
- Дисциплинарная
- Материальная
- Административная
- Уголовная
- Гражданско-правовая (субсидиарная нанесение вреда)
Самые распространенные проблемы, за которые приходится отвечать бухгалтеру:
- Отсутствие первичной документации.
- Ошибки в расчетах пособий и отпускных.
- Неполное возмещение НДС.
- Нарушение сроков сдачи отчетности.
- Предоставление документов и отчетов по старой форме.
- Нарушение кассовой дисциплины.
- Ошибки в первичной документации: опечатки, ошибки при расчетах, неверные проводки.
Как не нажить себе проблем?
1. Ограничивать доступ к документам
Например, сервис «Контроль данных» позволяет разрешить доступ к редактированию только ответственным лицам или вовсе запретить правки для всех, кроме вас.
2. Следить за изменениями в законодательстве
Золотое правило: начинайте каждое рабочее утро не с болтовни с коллегами и не с котиков в интернете, а с чтения профессиональных новостей. Законодательство сейчас меняется с такой скоростью, что без регулярного отслеживания изменений вы наверняка заполните какую-нибудь форму по старому образцу, не сдадите новую отчетность, допустите ошибку и подведете компанию под штраф.
3. Вести журнал первичной документации
Когда сотрудники знают, что подача документации регистрируется в журнале «под подпись», они понимают, что будут нести ответственность за ее отсутствие лично. Если бухгалтеру зададут вопрос: «где первичка по этой операции?», он может смело отправить в журнал и показать, что сотрудник ее не сдал.
Увы, многим такая мера кажется чрезмерной или обременительной, особенно в небольших коллективах с теплой атмосферой, но вся эта теплота быстро остывает, когда дело доходит до судебных разбирательств. Так что лучше показаться занудой сейчас, чем потом отвечать за чужие промахи. Отражайте операции без первички в учете только при письменном согласовании с директором (или собственником) и с определением предельных сроков, устанавливайте дедлайн предоставления документов.
Если вы уверены, что у вас попросту нет времени на журнал, не торопитесь с выводами. Лучше сэкономить это время при помощи автоматизации другой операции — к примеру, сервис Fasta освободит вам немало временных ресурсов на вводе первички. Но журнал должен быть — это ваша безопасность.
4. Хранить письменные распоряжения руководства и другие важные документы
Еще один пункт к вопросу об ответственности. Сегодня вы с пеной у рта убеждаете директора, что не надо так делать, или что надо внести какие-то изменения, а он бьет кулаком по столу — я так решил. А завтра не будет никакого «я вас предупреждала», при первой же возможности руководитель в опасной ситуации скинет ответственность на бухгалтера.
Именно поэтому важно, чтобы у вас всегда была возможность доказать, что опасное решение или некорректную операцию вы исполняли по распоряжению начальства.
Например, одного бухгалтера уволили в связи с принятием необоснованного решения по п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Причинами увольнения назвали ошибку в указании КБК при перечислении торгового сбора и нарушение кадрового учета. Бухгалтер подала на компанию в суд с требованием отменить решение, заменить запись в трудовой, выплатить заработную плату за период простоя и моральную компенсацию. И она выиграла дело, потому что предоставила суду письмо в ИФНС за подписью директора, в котором значилось, что КБК верен, и компания не согласна с требованием налоговой о назначении штрафа, и трудовой договор, в котором нет обязанностей ведения кадрового учета.
5. Досконально знать свои служебные обязанности по договору
Из предыдущего примера плавно вытекает следующий пункт. Если любой другой сотрудник может просто пробежать глазами договор и убедиться, что ему не придется пасти единорогов на поле цветущих папоротников, то бухгалтер обязан изучить и запомнить каждый пункт, чтобы знать, за что именно он будет нести ответственность.
Никто не запрещает делать вам сверх своих служебных обязанностей, но вы будете знать, что в случае чего вы за это не понесете наказания.
6. Не брать доступ к печати и клиент-банку с правом подписи
Часто директора с легкостью скидывают на бухгалтеров всю ответственность, в том числе право подписи, доступ к печати и клиент-банку. А сотрудники на это так же часто соглашаются, потому что «приятно, значит, доверяет». Но стоит помнить, что такие доступы — не только привилегия, но еще и дополнительная ответственность. Множество дел в суде было выиграно только потому, что доступ к печати и клиент-банку был только у генерального директора, что автоматически снимало ответственность с бухгалтера.
7. Проверять себя
Чтобы быть уверенным в собственных знаниях и понимании актуальной ситуации в законодательстве, бухгалтеру стоит периодически — хотя бы раз в год — проходить сертификацию, чтобы убедиться в собственной компетентности и получить дополнительную уверенность и для себя, и для компании.
Не стыдно обнаружить у себя пробелы в знаниях. Стыдно считать, что ты и так все знаешь, и поплатиться за свои ошибки или заставить платить за них других.
8. Не полагаться только на себя и пользоваться инструментами-помощниками
Самое частое оправдание, которое используют бухгалтеры, чтобы объяснить свои ошибки, звучит как «не хватает времени на доскональную проверку». Невнимательность, усталость, плохое настроение — все это снижает концентрацию и увеличивает вероятность ошибки.
Да, мы не роботы и можем ошибаться. Так, может, стоит взять в помощники робота? Или хотя бы умный сервис. К примеру, «Контроль данных», благодаря которому вы сможете проверять номенклатуру, настроить обязательное заполнение реквизитов, разграничить права сотрудников, проверять корректность ввода документов, назначить ограничения для папок номенклатуры и т.п.
Если вы работаете в облачной 1С, не бойтесь лишний раз обратиться в техподдержку или созвониться с консультантом 1С. Лучше потратить немного времени — а в 42Clouds техподдержка отвечает в течение минуты — и разобраться с моментом, в котором вы сомневаетесь, чем потом нести ответственность за ошибку.
Будьте бдительны, спокойны и осмотрительны. Не забывайте, что «дружба дружбой, а служба службой» — не позволяйте личным симпатиям подставлять вас подл опасность. И высыпайтесь! Недосып — худший враг внимательности. Так вы сведете вероятность ошибки к минимуму, обезопасите себя и будете спать спокойно.
Когда сотрудники ошибаются — это неприятно, а если речь идет об ошибках по вине бухгалтера — еще и дорого. В случае со штатным или приходящим специалистом платить штрафы и пени придется вам, потому что привлечь его к ответственности и заставить компенсировать расходы в полном объеме можно только через суд. Мы знаем сотни историй о безалаберных или недостаточно компетентных бухгалтерах, которые стоили своим работодателям слишком дорого — их рассказывают предприниматели, решившие отдать бухучет на аутсорс. Один интересный кейс описали детально, а типичные ошибки бухгалтерского учета собрали здесь. Прочтите этот обзор, чтобы понимать, что может пойти не так.
Самые распространенные ошибки по вине бухгалтера
Неправильные реквизиты
Бухгалтер может в спешке не проверить, например, код бюджетной классификации, по которому определяется назначение платежа. Одного предпринимателя приходящий специалист таким образом лишил 250 тысяч рублей. Ошибся в платежке, средства зависли в Казначействе и не поступили в налоговую. Когда это стало понятно, уже истек срок, в течение которого можно было бы уточнить реквизиты и исправить ситуацию. Деньги пропали, а задолженность перед налоговой осталась.
Ошибки в первичных документах
Они бывают разными — от банальных опечаток до отсутствия обязательных реквизитов, перечисленных в
статье 9 федерального закона «О бухучете». Если документ оформлен неправильно, проводки на его основании осуществлять нельзя.
Ошибки в расчетах по вине бухгалтера
Иногда бухгалтеру, чтобы осуществить проводки, нужно сначала произвести расчеты, в которых легко ошибиться. Чаще всего это происходит при расчете себестоимости товаров и зарплат сотрудников. Неточности могут привести к доначислению налогов, штрафам, необходимости платить пени.
Неверные проводки
К типичным ошибкам бухгалтерского учета можно также отнести неправильные проводки. Бывает, что в документе и расчетах всё точно, а в итоге сумма записана не туда, куда нужно. Чаще всего сложности возникают при распределении расходов на производство.
Отсутствие первичных документов
Каждая хозяйственная операция должна подтверждаться определенными первичными документами — так называемыми «закрывашками» (актом выполненных работ, кассовым чеком, УПД и т. д.). Если их не окажется, запись в бухгалтерской программе будет недействительной, а ФНС, например, не примет расход к вычету, что приведет к увеличению суммы налога.
Ошибки в отчетах, нарушение сроков подачи деклараций
Если бухгалтер использует устаревшую форму, допустит ошибку при переносе данных или подаст декларацию не вовремя, налоговая оштрафует вас и обяжет оплатить пени за каждый день просрочки.
Ошибки по вине бухгалтера и их последствия для бизнеса
Невнимательность или недостаток знаний у бухгалтера может привести к тому, что вы будете платить больше налогов, чем должны. Или меньше, что повлечет за собой штрафы, пени, в отдельных случаях — блокировку счета. Обязать виновника компенсировать расходы сложно.
Если речь о штатном сотруднике, он в соответствии со
ст. 238 ТК РФ обязан возместить причиненный
прямой действительный ущерб. Если, например, бухгалтер ошибся при расчете зарплат и вы переплатили работникам, имеете право на компенсацию. Но только в пределах среднемесячного заработка сотрудника (
ст. 241 ТК РФ), если с ним не подписан договор о полной материальной ответственности. При этом за налоговые нарушения, например, несвоевременную сдачу отчета, ответственность несет налогоплательщик: ИП или юрлицо. Бухгалтер в этом случае компенсировать расходы
не обязан, даже если виноват.
Привлечь к ответственности приходящего бухгалтера можно только через суд при условии, что есть договор.
Работая с надежной аутсорсинговой компанией, будете застрахованы от ошибок — мы, например, отвечаем перед каждым клиентом за действия своих сотрудников на сумму до миллиона рублей. Любые расходы, связанные с возможными ошибками по вине бухгалтера, будут компенсированы в рамках лимита.
Мы перечислили типичные ошибки бухгалтерского учета, которые встречаются чаще всего. Если хотите разобраться в теме, рекомендуем прочесть также статьи о признаках назревающих проблем в бухгалтерии и том, как исправляются обнаруженные в ходе аудита ошибки.
02 Август 2021
Бухгалтерские ошибки обходятся бизнесу достаточно дорого. Как минимизировать риски, если вы руководитель? Придется разобраться в бухучете, чтобы знать, куда смотреть и что проверять.
Чаще всего бухгалтеры совершают типичные ошибки.
Этот чек-лист поможет выявить их, чтобы своевременно принять меры и не попасть в немилость к налоговой.
1. Отсутствие первичных документов. Бухгалтерский и налоговый учет суровы: если операция не подтверждена первичкой, значит, ее не было. Все, точка. Никаких «принесем завтра, в понедельник, через 3 часа и т.п.».
2. Ошибки в платежках. Неверно указанный счет казначейства, наименование банка, устаревшие коды ТР, БФ, ПР, АП, АР вместо шифра «ЗД», некорректный код и номер документа для взыскания задолженности – все это приводит к подвисанию платежей, просрочкам перечислений. Как избежать? Заполняйте налоговые платежки в соответствии с нормативными требованиями.
3. Правки других пользователей. Особенно если это правки задним числом. Как избежать?
Вариант 1: запретить правки в первичке сторонним пользователям на программном уровне.
Вариант 2: перепроверять всю первичку и расчеты перед сдачей отчетности.
4. Упущение упрощенки. Бухгалтер компании или ИП на УСН ведет только налоговый учет, поскольку к полноценному бухгалтерскому закон не обязывает. В результате упускается момент, когда превышается допустимый лимит выручки. Компания/ИП теряет право на применение упрощенки. Что делать? Вести нормальный бухгалтерский учет. И переносить крупные сделки с 4 квартала текущего года на 1 квартал следующего во избежание превышения лимита.
5. Задвоение контрагентов. Бухгалтер вводит данные вручную, потом автоматически загружается банковская выписка. Вуаля, вместо одного контрагента – два. Что делать? Проверять базу после загрузки выписки. И не дублировать рутинные операции ввода данных.
6. Отсутствие проставленных галочек в учетной политике. В результате могут быть недоступны необходимые учетные поля (например, косвенные затраты, списание затрат), также возникают проблемы с закрытием того или иного счета. Что делать? Проверить соответствие отметок в учетной политике реальной деятельности (по осуществляемым операциям), исправить ошибки.
7. Некорректное отражение в программе вида деятельности (торговля, производство, услуги). В результате система учета неправильна. Отсюда ошибки в признании расходов, расчете налогов. Что делать? Доверьте организацию и ведение бухучета профессионалам.
8. Произвольное списание материальных ценностей в затраты. За произвол придется отвечать рублем. Выявленные при проверке ошибки ведут к доначислениям и штрафам. Что делать? Исправлять ошибки текущего и прошлых периодов, оформляя исправления соответствующими проводками.
9. Незакрытое сальдо на конец месяца по счетам, по которым его не должно быть. В результате хвосты висят до конца года, а в конце года не идет баланс. Что делать? Держать руку на пульсе – отсматривать закрытие месяца по каждому счету.
10. Расхождение данных в бухгалтерской базе с данными в декларации. Бухгалтер часто вносит правки в декларацию в системе сдачи отчетности. А база остается с первичной информацией. Что делать? Вносить правки в базу сразу после корректировки отчета.
11. Злоупотребление кнопками автоматических операций. Заполнять и формировать бухгалтерские документы в автоматическом режиме очень удобно. Но специалисту необходимо уметь вручную на основании проводок проверять рассчитанные показатели и регистры учета. Автоматически – не значит без ошибок!
12. Отсутствие сверок с контрагентами. Сведения, занесенные в базу, оказываются неполными или некорректными. Возникают ошибки в определении налоговой базы, расчете налогов. Что делать? Проводить сверки не когда запахло жареным, а регулярно. С крупными – ежемесячно, с остальными – раз в квартал.
13. Несвоевременное обновление бухгалтерской базы. В результате фактический финансовый результат не соответствует отраженному в бухучете. В декларации закрадываются ошибки. Налоговая лютует и засыпает штрафами. Что делать? Регулярно обновлять базу (вас приветствует Капитан Очевидность!).
14. Отсутствие мониторинга изменения законодательства. Новые письма ФНС, распоряжения Минфина, разъяснения Роструда, федеральные законы появляются ежедневно. Все это нужно отслеживать. Мониторинг раз в месяц – плохой мониторинг!
15. Отсутствие регулярных сверок с ИФНС, фондами. Нет сверок? Вы не замечаете задолженность, налоговая начисляет пени. То же самое по переплатам, только без пеней. Как не испортить налоговую репутацию? Не пренебрегайте сверками!
16. Несвоевременный ответ или, что еще хуже, игнорирование требований ИФНС. Санкции могут быть разные, от блокировки счета до передачи дела в суд. Напомню, что отвечать на большинство требований ИФНС необходимо в течение 5 дней с момента их получения.
17. Отсутствие механизма планирования налоговой нагрузки. Если ваш бухгалтер считает налог «как есть», ставит вас перед фактом уплаты, не пользуется правом отнесения расходов на будущие периоды, меняйте специалиста.
18. Отсутствие номенклатурного учета и/или занесение объектов одной позицией. В результате товары дублируются, автоматизация складского учета оказывается неэффективной, возникают проблемы с инвентаризацией и списанием. Что делать? Ввести регламент заполнения номенклатуры и потребовать его исполнения.
19. Неправильное хранение документов. Несоблюдение правил и сроков хранения первички влечет за собой административную ответственность. Штраф для юрлица – до 300 тысяч рублей (ст. 13.25 КоАП). Что делать? Хранить по регламенту. И восстанавливать утерянные документы.
20. Ведение одного учета (только бухгалтерского или только налогового). Два разных учета необходимо вести всем, даже упрощенцам. Бухгалтерский – для получения достоверных сведений о результатах финансово-хозяйственной деятельности организации. Налоговый – для правильного исчисления налоговой базы, уплаты налогов и сдачи отчетности.
21. Опечатки при переносе данных. Что делать? Проверять изменения, внесенные в базу.
22. Ошибки при расчетах. Не всегда возможно данные из первички напрямую перенести на бухгалтерские счета. Часто требуется проведение достаточно сложных расчетов. В ТОПе по ошибкам – калькулирование себестоимости и начисление зарплаты. Что делать? Доверять расчеты и ведение учета профессионалам.
23. Неверные проводки. Чаще всего не туда попадают суммы при распределении затрат на производство между счетами 20, 25 и 26. Обратите на это особое внимание бухгалтера, если деятельность компании связана с производством.
24. Использование устаревших отчетных форм. Документы периодически корректируются в ответ на изменения налогового законодательства. Проверяйте актуальность форм, отправляемых в ФНС, фонды и федеральные ведомства.
25. Ошибки при заполнении отчетности. Актуальны технические ошибки и человеческий фактор. Как исправить? Требуйте заполнения отчетных форм по инструкции и проверки данных перед отправкой в налоговую, Росстат, Роструд и т.д.
26. Пренебрежение КПП. Обязательный реквизит актуален для юрлиц. Если бухгалтер перечисляет деньги без указания КПП в платежке, платеж либо проводится получателем как невыясненный, либо возвращается отправителю. Как исправить? Прописывать КПП в каждом документе для перечисления средств по безналу.
27. Двойное списание. Если ТМЦ списаны с баланса дважды, придется переделывать первичные документы. Если ошибку не исправить, налоговая насчитает недоимку по одному из платежей и оштрафует компанию, должностное лицо.
28. Некорректное определение амортизационной группы. Ошибка ведет к перерасчету стоимости имущества, изменению налоговой базы и увеличению суммы налога. В пользу налогоплательщика при обнаружении ошибки ФНС считает крайне редко. Что делать? Штудировать классификатор, консультироваться со специалистами, если с определением амортизационной группы возникают сложности.
29. Неполное возмещение НДС. Если бухгалтер принимает к учету не весь налог, часть расходов не учитывается при расчете налога на прибыль. Растет налоговая нагрузка. Что делать? Контролировать состав и качество первички. Принимать к учету весь НДС, формировать документы на возмещение своевременно и в полном объеме.
30. Некорректное отражение господдержки и, как результат, увеличение налоговой нагрузки. Актуально в эпоху пандемии. При формировании отчетности по налогу на прибыль и УСН расписывайте в балансе потраченные и оставшиеся средства по субсидиям, специальным кредитам. Это позволит получить корректные сведения по кредиторской, дебиторской задолженности и включить в расходы соответствующие суммы.
Ошибки случаются. Чтобы их было меньше, учитесь, если вы бухгалтер. И доверяйте профессионалам, если вы – руководитель.
Обнаружили ошибку?
Исправляйте, не дожидаясь аудита или налоговой проверки. Делайте правильные выводы и принимайте меры, чтобы впредь не допускать ошибок. Такая тактика, кстати, отлично работает не только в бухгалтерии. Но это уже совсем другая история.
Количество показов: 1608
Теги данной публикации: ошибки
Отправим материал Вам на почту
Наиболее распространенные ошибки в отчетности и способы их исправления
Наличие ошибок в отчетности и в ведении бухгалтерского учета могут обернуться для бухгалтера серьезными штрафными санкциями вплоть до уголовной ответственности и лишения свободы. Рассмотрим, какие ошибки в учете и отчетности наиболее распространены и как их избежать в 2021 году.
2021 год ознаменовался изменением штрафов для бухгалтеров вследствие выявленных нарушений в бухгалтерском учете или в бухгалтерской отчетности.
Так, например, при выявленном первичном нарушении специалиста ждет штраф в размере 5 000 – 10 000 рублей, а при повторном – либо штраф в размере 10 000 – 20 000 рублей, либо дисквалификация вплоть до двух лет. Например, это может случиться, если бухгалтер:
-
Занизил сумму налогов и сбора больше, чем на 10%;
-
Исказил один или сразу несколько показателей бух. отчетности;
-
Вел счета вне регистра;
-
Сформировал отчетность, не опираясь на данные из регистров бухучета;
-
И др.
В то же время для бухгалтеров и руководителей компаний, которые входят в Реестр малого и среднего предпринимательства, письменным предупреждением заменили штраф (если нет вреда имущественного ущерба, а также вреда жизни людей, среде и культурным объектам) в следующих случаях:
-
Не применяется контрольно-кассовая техника;
-
Выявлены нарушения в порядке ведения кассовых операций;
-
Выявлены нарушения в трудовом законодательстве;
-
Грубые нарушения требования в области ведения бухучета и бухгалтерской отчетности;
-
И др.
Одновременно с этим, для бухгалтеров и руководителей субъектов малого и среднего предпринимательства сохранились штрафы при недобросовестной конкуренции, подделке документов и в некоторых других случаях.
По какой причине бухгалтер может совершить ошибку?
Ошибки в ведении бухгалтерского учета и формировании бухгалтерской отчетности могут быть допущены по различным причинам, например:
-
Нехватка времени;
-
Отсутствие должного внимания к деталям;
-
Небольшой опыт;
-
И др.
Наиболее распространенные ошибки бухгалтеров
Разберем самые распространенные ошибки и рекомендации, которые помогут их избежать:
- Ошибки вследствие невнимательности и спешки
Такие ошибки актуальны не только для новичков в бухучете, но и для специалистов с опытом. Чтобы избежать ошибок такого рода, рекомендуем выполнять обязательную проверку всех производимых операций, начиная с заполнения платежных поручений, заканчивая проверкой реквизитов в отчетности.
- Некорректный выбор корреспонденции счетов
Чтобы избежать таких ошибок, необходимо опираться на нормативные документы.
- Ошибки в первичной бухгалтерской документации
Бухучет формируется на данных из «первички», поэтому, чтобы избежать искажения учета, важно отслеживать корректность заполнения документов контрагентами, избегать опечаток при расчетах и вносе данных в систему учета. Рекомендуем проверять всю «первичку» и реквизиты в документах до проводки.
-
Проведение несуществующих документов и отражение в учете несуществующих операций.
Зачастую это возникает вследствие прямого указа руководителя организации оптимизировать налоговую базу, однако, каждый бухгалтер должен знать, что он несет материальную и уголовную ответственность за подобные нарушения.
«Как исправить ошибки в отчетности и учете?» — этим вопросом задаются многие как начинающие, так и опытные бухгалтеры. Порядок действий зависит от типа допущенных ошибок:
-
Несущественные ошибки;
-
Существенные ошибки.
Несущественные ошибки в учете
Если речь идет об исправлении несущественных ошибок, то есть тех, которые были обнаружены до того, как был закрыт расчетный период, то достаточно ликвидировать некорректный документ и заменить его на правильный. При этом важно удостовериться, что все, что было изменено, попало в информационную базу, прежде всего, если речь идет о бухгалтерском учете в крупных организациях.
В случае, если период уже закрыт, а отчетность – подана, то имеет место факт искажения налогов. При этом в случае занижения придется не только оплатить разницу, но и пени.
Существенные ошибки в учете
Под существенными признаются ошибки, повлиявшие на экономические решения. Каждая организация вправе самостоятельно определять, какие ошибки будут отнесены к типу несущественных, но обычно это показатели бухучета от 5 процентов. Способ исправления существенных ошибок зависит от того, в какой момент они были обнаружены.
-
Существенная ошибка обнаружена до того, как сдали отчетность
Необходимо внести исправления, датированные декабрем отчетного года или моментом, когда ошибка была обнаружена.
-
Существенная ошибка обнаружена после того, как сдали отчетность
Необходимо внести исправления в соответствии с требованиями ПБУ 22/2010
Чтобы избежать необходимости исправления ошибок в учете и отчетности, рекомендуем следовать трем правилам:
-
Для формирования отчетов использовать автоматизированный сервис подготовки сдачи отчётности. Такой как СБИС Электронная отчетность. СБИС заполнит ваши отчеты, составить индивидуальный график сдачи отчетности, проведет формально – логистический контроль отчетов перед отправкой и сдаст вашу отчетность в любой орган государственного контроля. СБИС имеет гибкую тарификацию и подойдет для любого бизнеса вне зависимости от специфики деятельности.
-
Проводить регулярные сверки с бюджетом. СБИС Сверка – удобный инструмент для этого. СБИС за несколько кликов проведет сверку НДС, сверку по сотрудникам, сверку по данным с ПФР РФ, камеральную проверку. Со СБИС вы возьмете все расчеты с бюджетом под контроль!
-
Привлекать наших специалистов, оказывающих профессиональные услуги по сдаче отчетности.
У вас остались вопросы, как не допустить ошибок в отчетности в 2021 году с помощью СБИС? Обращайтесь к нашим специалистам!
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!
Видео по теме
150 000
Клиентов на постоянной поддержке
40
Офисов по всей России и продолжаем расширяться
15 лет
Мы успешно работаем в сфере электронных решений
24/7
Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки